ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Descriptif de l'emploi

Dans le cadre d’une mutation interne, la CCVT recrute, par voie statutaire ou contractuelle, un(e) :

ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Cadre d’emplois des rédacteurs

Sous la responsabilité directe de la Directrice Générale des services, vous aurez la charge du secrétariat de certain dossiers ainsi que la préparation et le suivi des instances communautaires, la rédaction de procès-verbaux.

Missions / conditions d'exercice

Missions du poste :

- Collaborer directement avec la Directrice Générale des Services (DGS).

- Apporter une aide permanente à la DGS et une aide occasionnelle au Président en termes de coordination, d’anticipation, d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi des dossiers.

- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la Direction et du service « Administration générale ».

- Suivre et gérer les dossiers administratifs selon les directives de la DGS.

- Assurer l’organisation logistique des réunions communautaires.

- Rédiger les ordres du jour en concertation avec la DGS.

- Respecter les délais de transmission des documents avant les réunions.

- Préparer les dossiers pour les instances et réunions communautaires.

- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les procès-verbaux et comptes rendus.

- Assurer la dématérialisation des actes administratifs au contrôle de légalité.

- Mettre à jour des classeurs des délibérations et des registres des procès-verbaux

- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.

- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers.

- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques.

- Organiser le classement et l’archivage des dossiers.

- Suivre les requêtes dans le logiciel de courrier.

- Assurer toute activité nécessaire au bon fonctionnement du service.

Profils recherchés

Titulaire d’un diplôme de niveau bac +2 en gestion administrative ou assistanat de direction, avec une expérience exigée dans la fonction publique.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint). Vous avez des capacités rédactionnelles avérées et un esprit d’analyse et de synthèse. Vous savez travailler en autonomie, en équipe et vous avez le sens de l’organisation et de la rigueur administrative. Vous respectez les obligations de discrétion et de confidentialité. Vous êtes capable de rendre compte de votre activité et d’alerter votre hiérarchie sur d’éventuels points sensibles.