ASSISTANT·E DE DIRECTION QUARTIERS ASSOCIATIONS JEUNESSE

Descriptif de l'emploi

Le contexte

Au sein de la Direction Quartiers, Associations, Jeunesse, composée de 90 agentes et agents, vous contribuez au bon fonctionnement d’une direction au cœur de plusieurs politiques publiques de proximité : jeunesse, vie des quartiers, vie associative, action socio-éducative, engagement citoyen et soutien aux initiatives locales.

En lien étroit avec la Directrice et la coordinatrice Assistance et ressources, vous occupez un rôle central dans l’organisation quotidienne de la direction. Interface entre les responsables, les équipes, les services municipaux et métropolitains, les élus et les partenaires extérieurs, vous facilitez la circulation de l’information et contribuez à la fluidité de l’activité.

Le sens du poste

Véritable point d’appui de la direction, vous permettez à chacun de disposer des bonnes informations au bon moment et contribuez à sécuriser le suivi administratif des activités.

Organisation des agendas et des réunions, gestion du courrier et de la messagerie, mise en forme de documents, suivi des moyens communs, accueil des nouveaux agents ou encore appui à la campagne de soutien à la vie associative : votre activité est variée et nécessite à la fois rigueur, réactivité et sens du collectif.

Ce poste offre ainsi une vision transversale du fonctionnement d’une direction et de nombreux contacts, avec une place importante accordée à l’autonomie et à la qualité de la relation avec les interlocuteurs.

Rejoignez-nos équipes pour devenir notre futur·e assistant·e de direction !

Missions / conditions d'exercice

1. Être le point d’appui administratif de la direction

Organiser et suivre les agendas, rendez-vous et réunions en lien avec la direction et les responsables de mission.

Préparer les réunions : convocations, ordres du jour, dossiers, réservations et comptes rendus.

Assurer le suivi du courrier et de la messagerie, en orientant les sollicitations vers les bons interlocuteurs.

Rédiger et mettre en forme courriers, notes, rapports, tableaux et autres documents.

2. Faciliter la circulation de l’information et le fonctionnement collectif

Organiser et fiabiliser les informations partagées au sein de la direction et veiller à leur accessibilité.

Assurer un rôle de correspondant·e informatique et contribuer au suivi des équipements et des arrivées des nouveaux collaborateurs.

Suivre les congés et RTT et assurer le rôle de référent·e sur l’outil @congés.

Participer à l’accueil et à l’installation des stagiaires et nouveaux agents.

Assurer une continuité de service en étant en capacité de remplacer les autres secrétariats de la direction.

3. Contribuer au suivi administratif de la vie associative

Apporter un appui au chargé de mission vie associative dans le cadre de la campagne FAVA fonctionnement.

Préparer et diffuser les informations et invitations auprès des associations.

Participer au suivi administratif des demandes et des notifications de subventions.

Contrôler la recevabilité et la complétude des dossiers et assurer le lien avec les collègues concernés, notamment les services comptables.

Profils recherchés

Compétences clés

Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques et numériques.

Bonne maîtrise de l’orthographe, de la syntaxe et des règles de rédaction administrative.

Capacité à organiser son activité, gérer les délais et hiérarchiser les priorités.

Capacité à prendre des initiatives et à faire preuve de réactivité face aux imprévus.

Une connaissance de l’environnement territorial est appréciée.

Savoir-être

Vous êtes organisé·e, autonome et fiable dans le suivi de vos activités.

Vous savez faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations traitées.

Vous disposez d’un bon relationnel et savez adapter votre communication à la diversité de vos interlocuteurs.

Vous appréciez le travail en équipe et savez vous positionner comme un véritable point d’appui pour une direction.

Votre qualité d’expression, tant orale qu’écrite, vous permet d’être à l’aise dans des échanges avec des interlocuteurs variés.

Compétences pouvant être acquises en poste

La connaissance fine de l’organisation et du fonctionnement de la collectivité.

Les spécificités des politiques publiques portées par la Direction Quartiers, Associations, Jeunesse.

Les procédures et outils internes propres à l’activité de la direction.