ASSISTANT/E DE DIRECTION SENIOR

Vos missions en quelques mots

Placé/e sous la responsabilité hiérarchique directe de la Secrétaire générale, l’assistant(e) est chargé/e de :

˗ Gérer l’agenda de la Secrétaire générale, organiser les rendez-vous et planifier les réunions en fonction des priorités et échéances

˗ Préparer les documents ou les dossiers nécessaires à la tenue de ces rendez-vous et réunions

˗ Filtrer, renseigner et orienter les appels téléphoniques

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˗ Gérer les alertes relatives au traitement des affaires urgentes

˗ Rédiger, mettre en forme tout document /courrier et veiller à leur transmission

˗ Réceptionner et assurer la ventilation des courriers et parapheurs

˗ Assurer la gestion de la transmission des documents en respectant les délais et en assurant leur traçabilité

˗ Suivre des projets ou des dossiers

˗ Assurer l’interface entre les services, les interlocuteurs extérieurs, le cabinet et les autres membres de la gouvernance

˗ Réserver les salles de réunion et les équipements informatiques

˗ Procéder à l’archivage, au classement des documents

˗ Traiter les dossiers ponctuels et assurer le suivi des affaires réservées

˗ Suivre l’avancement des courriers sur le logiciel Agora et procéder aux signatures électroniques

˗ Organiser et gérer les déplacements et frais de mission

˗ Gérer les fournitures

Profil recherché

Bac ou Bac +2 et expérience professionnelle confirmée dans des fonctions similaires au sein d’administration complexe et sensible.

· Rigueur

· Autonomie et sens de l’organisation

· Capacité d’anticipation et de gestion des priorités

· Capacité de travail en équipe

· Aptitudes rédactionnelles et de synthèse

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· Confidentialité, discrétion et loyauté

· Maîtrise des outils informatiques

· Aptitudes relationnelles et de communication, diplomatie

· Capacité à rendre compte

En raison de l’importance et de la transversalité des contacts avec l’ensemble des services de l’Institution et de l’assistance permanente auprès de la Secrétaire générale, ce poste requiert une grande disponibilité.

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 4 Baccalauréat

• Spécialisation Secrétariat, bureautique

Régime horaire : 38 heures hebdomadaires

Congés : 25 jours de congés annuels et 18 jours RTT

Télétravail : la décision n°- 2022-37 du 17 mars 2022 relative aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail au sein du Défenseur des droits prévoit la possibilité de télétravailler à hauteur d’1 à 2 jours par semaine après accord du/de la supérieur/e hiérarchique, au terme d’un mois de présence dans l’institution avec une période d’adaptation. Il sera défini en articulation avec la gestionnaire du Secrétariat général et sous réserve de la décision individuelle.

Lieu de travail : 3 place de Fontenoy – 75007 PARIS

CANDIDATURE

Merci de déposer votre candidature (CV et lettre de motivation) en ligne sur le site du Défenseur des droits : https://defenseurdesdroits.nous-recrutons.fr à l’adresse suivante :

[email protected]

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert aux candidats-tes reconnus (es) travailleuses et travailleurs handicapés.

PRESTATIONS SUR SITE (partagées avec les services du Premier ministre)

Restauration collective, crèche, conciergerie, salle et cours de sport (accès payant), local vélo.

Contraintes : En qualité d’assistant(e) de direction, le/la titulaire du poste peut être amené/e à suppléer des assistants/es au sein de l’Institution lorsqu’ils/elles sont absents/es, en accord avec la Secrétaire générale.

L’agenda de l’assistant/e de direction est tributaire de son supérieur hiérarchique direct : il peut lui être demandé de prévoir ses congés annuels en fonction des impératifs du calendrier de son supérieur hiérarchique direct.

L’assistant/e de direction de la Secrétaire générale exerce ses fonctions en équipe et partage les dossiers qui lui sont confiés, en binôme avec la gestionnaire du Secrétariat général lors des absences respectives.

Vacant à partir du 16/11/2026

Assistante / Assistant de direction