Assistant(e) de directions

Descriptif de l'emploi

Placé(e) sous l’autorité de la Directrice Ressources et Finances, l’Assistant(e) de Directions mutualisé(e) assure les missions d’accueil téléphonique et physique des Directions urbanisme, aménagement, service à la population, communication, office de tourisme et accomplie toutes les missions de secrétariat des directions. La mutualisation se fait autour d’une équipe de 2 assistant(e)s de directions.

Missions / conditions d'exercice

Vos Missions au quotidien

- Accueille, renseigne et oriente les visiteurs et usagers,

- Gère la boite e-mail des directions, et ventile le cas échéant,

- Organise l'agenda des directions, ainsi que les réunions des directions,

- Rédige les courriers, les notes, les comptes rendus et convocations en lien avec les projets des directions, et en assure le suivi,

- Organise l'archivage des dossiers des directions en fin d’année ;

- Enregistre le courrier sur le logiciel dédié et le ventile,

- Réceptionne les différents compte rendus et suivi des tâches

- Prépare les dossiers pour présentation aux instances (fiches projets, feuilles de route, …),

- Travaille en coordination avec les assistantes de directions mutualisées pour assurer une continuité de service

- Suit les délibérations et les différents courriers des directions

- S’assure du respect des procédures

- Remplace l’assistante référent accueil en cas d’absence de cette dernière

Profils recherchés

Le profil que nous recherchons

- Une forte expérience sur un poste similaire est indispensable pour être autonome. Connaitre le fonctionnement d’une collectivité territoriale est également indispensable.

Conditions

- Intégration au 01/01/2027 sur le grade d’adjoint administratif (C)

- Temps de travail : 35h par semaine

- Ouvert aux contractuels

- Traitement indiciaire

- IFSE

- CIA