Assistant(e) de gestion administrative

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité du (de la) Chef(fe) de mission stratégique coordination et accompagnement administratif du Conseil exécutif, l’Assistant(e) de gestion exerce des tâches transversales dans le cadre de l’accompagnement des travaux du Conseil exécutif, à travers le traitement des rapports devant être soumis au Conseil exécutif puis aux instances délibérantes et consultatives, la constitution de dossiers administratifs, la gestion de d’information, le classement et le suivi des dossiers.

Le poste est basé à Aiacciu

Missions / conditions d'exercice

II/ ATTIVITÀ PRINCIPALE/ ACTIVITES PRINCIPALES

Assister le Conseil exécutif dans son action quotidienne et pour la préparation et le suivi des réunions :

• Assister les membres du Conseil exécutif dans l’exercice de leurs fonctions,

• Participer à l’animation de l’agenda institutionnel et à la planification des réunions,

• Gérer l’organisation de réunions internes ou externes,

• Participer à l’élaboration de documents-cadre, de suivi périodiques, comptes-rendus, ou relevant d’obligations légales,

• Participer à la tenue de permanences lors des sessions de l’Assemblée de Corse, et assurer un appui des Conseillers exécutifs à cette occasion.

Assurer la gestion de l’information, le secrétariat courant et le traitement des dossiers :

• Constituer des dossiers, documents, reprographies,

• Réaliser diverses tâches de gestions administrative et bureautique,

• Assurer la dactylographie de documents, notes, relectures de documents divers.

• Participer à l’ensemble des taches en lien avec l’alimentation, le suivi des séances du Conseil exécutif, et les rapports à soumettre à l’Assemblée de Corse ou relevant des prérogatives du Conseil exécutif,

• Assurer la réception des rapports, vérifications, corrections, ouverture et clôture des sessions, constitution d’ordres du jour, ainsi que l’ensemble des opérations afférentes au logiciel Adel délib, au serveur Nomad, au logiciel « OK actes » pour le contrôle de légalité et au logiciel Webdélib+,

• Assurer la transmission de convocations et de documents annexes,

• Assurer la transmission de lettres de saisine et de rapports auprès des instances délibérantes et consultatives,

• Participer au suivi des décisions de la commission permanente délibérante de l’Assemblée de Corse, des questions orales et motions de l’Assemblée de Corse, des avis, motions et travaux des instances consultatives (mise en œuvre des procédures, tableaux de bord, espaces numériques dédiés),

• Assurer un lien avec les référents chargés de la gestion des rapports dans les services, les Secrétaires généraux de DGA, les Agences et Offices, dans le cadre de l’activité courante et pour la mise en œuvre des recommandations relatives à l’élaboration et au circuit des rapports transmis aux instances,

• Tenir à jour et archiver les dossiers de séance.

Profils recherchés

III/ CUNNISCENZE È CAPACITÀ RICHIESTE / CONNAISSANCES ET CAPACITES REQUISES

Sapè fà / Savoir - faire :

Gestion de l’information :

Connaissance de l’application Adel Délib,

Suivi et traitement de dossiers et saisie de documents,

Respect les délais de transmission de documents avant les réunions,

Réalisation de recherches,

Gestion du courrier (réception, enregistrement, envoi, suivi…),

Tri, classement et archivage de dossiers,

Gestion de parapheurs,

Hiérarchisation des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence,

Rédaction de notes et de comptes rendus,

Conception d’outils de suivi,

Gestion de l’information, classement et archivage de documents :

Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers

Procéder à des corrections de forme et de fond

Trier, classer et archiver des documents.

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :

Réception, filtrage et orientation des courriers électroniques,

Enregistrement ou saisie de données informatiques,

Réception, enregistrement et vérification de dossiers,

Utilisation de l’outil informatique et des logiciels de gestion,

Rédaction de documents administratifs,

Reprographie et assemblage de documents,

Gestion du planning prévisionnel,

Planification de réunions.

Sapè / Savoirs :

Organisation de la Collectivité

Contexte et enjeux de la Collectivité

Conception des politiques publiques

Notions d’organisation et de gestion du temps de travail

Rédaction administrative (notes, rapports…)

Qualités d’expression écrite (règles d’orthographe, syntaxe, grammaire) et orale

Techniques de secrétariat

Très bonne maîtrise des outils informatiques

Logiciels de bureautique

Vocabulaire professionnel du service

Procédures administratives

Annuaire de la Collectivité et des partenaires

Capacité de communication avec les partenaires

Pratique de la langue corse souhaitée ou disponibilité pour suivre une formation

Sapè esse / Savoir - être :

Rigueur

Discrétion

Réactivité

Disponibilité

Sens du service public

Sens de la relation à l’élu(e)

Sens de l’organisation des priorités

Sens des relations humaines

Qualités relationnelles

Autonomie dans l’organisation du travail

IV/ RILAZIONE / RELATIONS

Travail en équipe au sein du secrétariat général,

Contacts directs avec le (la) Secrétaire général(e) du Conseil exécutif, le (la) Secrétaire général(e) adjoint(e), le (la) Chef(fe) de mission stratégique coordination et accompagnement administratif du Conseil exécutif, et avec l’ensemble des agents du Secrétariat général,

Contacts avec le Président et les membres du Conseil exécutif de Corse,

Echanges avec le Cabinet du Président du Conseil exécutif de Corse, les Directions générales et leurs secrétaires généraux, les services, agences et offices.

V/ CUNDIZIONE D’ESERCIZIU / CONDITIONS D’EXERCICE

Travail de bureau,

Contraintes horaires en fonction du déroulé des réunions du Conseil exécutif et des impératifs institutionnels,

Disponibilité en fonction des nécessités de service,

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité,

Déplacements ponctuels,

Possibilité de télétravail sous réserve de l’agenda institutionnel.

VI/ AUTUNUMIA È RISPUNSABILITÀ / AUTONOMIE ET RESPONSABILITÉ

Autonomie dans le cadre des relations avec les services administratifs de la Collectivité de Corse et les Secrétariats généraux.

Relai d’informations avec le supérieur hiérarchique.