Assistant(e) de gestion administrative et budgétaire

Descriptif de l'emploi

Avec plus de 200 000 tonnes de déchets traitées chaque année, le SETOM est le syndicat de transport/traitement des déchets ménagers le plus important du département. 5 Quais de transfert, 4 plateformes de compostage, 1 unité de valorisation énergétique, 1 unité de valorisation de la biomasse, 1 centre de tri des emballages ménagers, le SETOM dispose de nombreux équipements qui lui assurent son autonomie.

Le SETOM exerce, pour le compte de ses adhérents (collectivités territoriales), la compétence de transport et de traitement des déchets ménagers, la compétence de collecte étant assurée directement par ses adhérents.

La gestion de cette compétence de transport et de traitement des déchets ménagers est assurée principalement en régie par plus de 50 agents et par deux délégations de service public.

Dans ce cadre, le SETOM de l’Eure recrute au sein de la Direction Générale, un(e) assistant(e) de gestion administrative et budgétaire en charge d'assurer un appui administratif et budgétaire en matière de commande publique et de suivi financier des factures.

Missions / conditions d'exercice

Missions principales:

Intégration et suivi des marchés publics dans l’outil de Gestion financière:

Gérer et mettre à jour en temps réel la base d’information de l’outil métier intégré (saisie des informations, intégration des pièces) , en transversalité avec le pôle de la commande publique et le pôle budget et comptabilité ;

Intégrer et mettre en mettre en place les alertes de consommation des crédits marchés publics;

Etablir, suivre et partager, le calendrier des formules de révision;

Tenir à jour les documents et tableaux de bord financiers relatif au suivi des marchés;

Appui à l’intégration et de la saisie des bons de commandes dans l’outil de gestion financière :

Intégrer des bons de commande dans l’outil de gestion financière, en binôme avec le service utilisateur de la dépense;

Formaliser le bon de commande dans l’outil métier pour transmission au service utilisateur;

Appui à la vérification du service fait :

Contrôler la conformité des prix facturés aux bons de commande;

Contrôler la bonne application des formules de révision des prix en lien avec les clauses dédiés;

Informer et Alerter le service consommateur de la dépense;

Compte rendu de l’activité au N+1

Missions annexes:

Numérisations et archivages de dossiers en binôme avec les assistantes de la Direction Générale;

Numériser et archiver les documents des dossiers d’appels d’offres (DCE, offres des candidats, courriers, actes d’engagement, CCAP, CCTP, etc.) de l’ensemble des dossiers archivés en format papier et des nouveaux dossiers;

Numériser et archiver les documents relatifs aux offres rejetées, lettres de notification et les documents associées aux offres;

Vérifier la qualité et la lisibilité des fichiers numérisés;

Respecter les procédures internes de la dénomination et de l’indexation des documents pour l’archivage numérique;

Classer et indexer les dossiers dans la base d’archivage dédiée;

Assurer la cohérence de l’arborescence et le respect des normes d’archivage;

Veiller à la bonne conservation et accessibilité des documents papiers dans la durée légale;

Assurer un appui aux services de la collectivité dans la collecte et l’archivage des dossiers;

Participer à l’amélioration des processus de numérisation et d’archivage;

Contribuer à l’élaboration de procédures et de guides internes des missions d’archivage;

Profils recherchés

Fonctionnaire ou contractuel, vous disposez d'un diplôme de niveau bac à bac + 2 dans le domaine administratif et comptabilité publique et d'une expérience significative dans le secteur public idéalement au sein d'un syndicat mixte.

De plus, vous disposez des compétences suivantes:

Maitrise de l’outil métier de gestion budgétaire intégré (BL Sedit finances)

Connaitre les Procédures comptables et administratives et financières de la collectivité

Savoir apprécier et interroger la validité des pièces et les contrôler

Maîtriser la chaîne comptable

Connaître et respecter les échéanciers

Connaître les procédures de vérification du service fait comptable

Maîtriser l’outil informatique : outil de gestion et suite bureautique

Savoir informer et alerter

Enfin, vous êtes reconnu pour :

Vos aptitudes relationnelles

Votre sens du collectif

Votre rigueur, Discrétion, disponibilité et autonomie

Votre réactivité

Votre sens de l’organisation et de gestion des priorités

Être autonome au quotidien dans l’organisation du travail en tenant compte des impératifs des autres interlocuteurs de la chaine budgétaire

Votre esprit d'équipe dans le travail en transversalité