Assistant.e de Gestion Administrative et Suivi des Marchés Publics

Descriptif de l'emploi

L’assistant.e de gestion administrative et de suivi des marchés publics assure le traitement administratif des dossiers et contribue à la préparation, à la passation et au suivi de l’exécution des marchés publics. Il/elle accompagne les services dans la préparation des pièces administratives, veille au respect des procédures et des échéances réglementaires et assure le suivi des documents contractuels.

Il/elle participe à la rédaction des courriers, à la constitution des dossiers de consultation des entreprises, au suivi des échanges avec les fournisseurs et les prestataires, ainsi qu’à la mise à jour des tableaux de bord et des outils de suivi. Il/elle contribue également à la sécurisation administrative des procédures et au respect des règles de la commande publique.

Missions / conditions d'exercice

Accompagner, conseiller et assister à la rédaction des pièces des projets de marchés publics présentées par les directions opérationnelles quelques soient la procédure à suivre, la nature et la forme du besoin

Assurer le contrôle de l'application de la règlementation et une veille juridique

Élaborer et mettre à jour le tableau de bord de suivi administratif et financier des marchés publics lancées et/ou utilisés par les différentes directions de la DGA

L’assistant.e assure principalement un rôle administratif et opérationnel.

Garantir la fiabilité et la traçabilité des dossiers administratifs des marchés publics.

Contribuer au respect des procédures et des échéances de la commande publique.

Faciliter la coordination entre les services prescripteurs, les services administratifs et les entreprises.

Assurer la mise à jour des données relatives aux consultations et aux marchés en cours.

Participer à la sécurisation administrative des procédures, en signalant toute anomalie ou tout risque identifié.

Contribuer à la continuité du suivi contractuel et à la bonne conservation des documents.

Profils recherchés

Bac en gestion-administration, assistance à la gestion des organisations. Une connaissance de la réglementation de la commande publique est particulièrement appréciée

Savoirs :

Connaissance des règles de la commande publique et des principes fondamentaux des marchés publics.

Connaissance du Code de la commande publique et des procédures de passation des marchés.

Connaissance des différentes étapes d’un marché public : préparation, consultation, attribution, notification et exécution.

Connaissance des pièces administratives constitutives d’un marché public et des dossiers de consultation des entreprises (DCE).

Connaissance des règles de classement, d’archivage et de conservation des documents administratifs.

Connaissance des procédures internes et des circuits de validation.

Connaissance des règles de rédaction administrative et de correspondance professionnelle.

Connaissance des outils bureautiques, notamment Word, Excel et les logiciels de gestion administrative.

Connaissance des outils dématérialisés de publication et de gestion des marchés publics.

Notions de comptabilité publique, de suivi budgétaire et de gestion des engagements appréciées.

Savoir-faire :

Préparer et mettre en forme les dossiers administratifs liés aux marchés publics.

Participer à la rédaction des pièces administratives des dossiers de consultation.

Assurer la publication des consultations et le suivi des procédures dématérialisées, selon les habilitations confiées.

Réceptionner, enregistrer et classer les documents transmis par les candidats.

Vérifier la complétude formelle des dossiers et signaler les pièces manquantes.

Assurer le suivi administratif des échéances, des validations et des notifications.

Préparer les courriers, convocations, comptes rendus et documents de procédure.

Mettre à jour les tableaux de bord et les outils de suivi des marchés publics.

Assurer le suivi administratif de l’exécution des marchés : actes modificatifs, reconductions, avenants, ordres de service et échéances contractuelles, selon les responsabilités confiées.

Assurer la circulation de l’information entre les services techniques, les services financiers, le service juridique et les entreprises.

Organiser le classement et l’archivage des dossiers pour garantir leur traçabilité.

Savoir-être :

Rigueur et sens de l’organisation.

Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.

Méthode et souci de fiabilité dans le traitement des dossiers.

Respect des procédures et des délais réglementaires.

Qualités rédactionnelles et bonne expression écrite.

Esprit d’analyse et capacité à vérifier les informations.

Autonomie dans la gestion des tâches administratives.

Sens du travail en équipe et aptitude à communiquer avec différents interlocuteurs.

Réactivité et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

Neutralité, impartialité et respect des principes de la commande publique.