Assistant.e de Gestion Administrative

Descriptif de l'emploi

L’assistant.e de gestion administrative assure des missions polyvalentes de secrétariat, de suivi administratif et d’appui au fonctionnement des services. Elle contribue à la bonne circulation de l’information, au traitement des dossiers et à l’accueil des usagers, dans le respect des procédures et des règles de fonctionnement de la collectivité.

Missions / conditions d'exercice

Accueillir physiquement et téléphoniquement

Gérer et rédiger des documents administratifs

Gérer les effectifs pour la commande des repas (assurer le traitement des commandes de repas, saisie et diffusion des effectifs, état récapitulatif mensuels des commandes ou cessions de repas)

Être l'interlocuteur entre la Caisse des Écoles et les intervenants externes

Profils recherchés

CAP/BEP à baccalauréat, notamment dans les domaines du secrétariat, de la gestion administrative

Savoirs

Connaissance du fonctionnement général des collectivités territoriales et des services administratifs.

Connaissance des règles de base du secrétariat et de la gestion administrative.

Maîtrise des règles de classement, d’archivage et de conservation des documents.

Connaissance des circuits de transmission et de validation des documents.

Connaissance des règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et de protection des données.

Connaissance des outils bureautiques

Savoir-faire

Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers et des interlocuteurs professionnels.

Réceptionner, enregistrer, trier et transmettre les courriers et les documents.

Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs courants.

Collecter, vérifier et actualiser les informations nécessaires au traitement des dossiers.

Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers.

Assurer le suivi des demandes et des échéances administratives.

Appliquer les procédures internes et rendre compte de l’avancement des tâches.

Savoir-être

Rigueur, méthode et sens de l’organisation.

Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.

Sens du service public et qualité de l’accueil.

Qualités relationnelles et capacité d’écoute.

Esprit d’équipe et aptitude au travail en transversalité.

Autonomie dans l’exécution des tâches courantes.

Réactivité et capacité à gérer les priorités.

Disponibilité et adaptabilité face aux demandes.