Assistant(e) de gestion administrative

Descriptif de l'emploi

Dans une commune de 3 250 habitants et avec l'aide de la directrice des services, vous serez amené(e) à assurer quotidiennement les missions liées aux services périscolaires et aux affaires du CCAS. Vous aurez également en charge d'effectuer ponctuellement l'accueil de la Mairie et de l'agence postale et, en binôme avec le titulaire du poste, de gérer les demandes d'autorisations d'urbanisme.

Missions / conditions d'exercice

Missions relevant du PERISCOLAIRE et des ECOLES :

-Accueillir et renseigner les familles.

-Mise à jour des dossiers familles et enfants.

-Préparer et procéder à la facturation des services périscolaires (cantine/accueil périscolaire).

-Déclaration annuelle d’ouverture des accueils périscolaires.

-Déclarations auprès des organismes CAF et MSA pour les demandes de financements périscolaires.

-Mise en forme des menus de la cuisine centrale et publication.

-Inscription des nouveaux élèves sur la base élèves.

-Paramétrage du logiciel de facturation à chaque rentrée scolaire.

-Coordonner les informations avec l'école et les agents périscolaires.

En qualité de coordonnateur périscolaire :

-Assurer la responsabilité du périscolaire sur l’ensemble des 3 sites de la commune.

-Organiser et coordonner la mise en place des activités et roulement des services.

-Encadrer et animer l’équipe d’animation.

-Assurer le suivi et contrôler les effectifs sur les tablettes.

-Mettre en place des exercices sécuritaires obligatoires sur les temps périscolaire (évacuation incendie, confinement).

-Assurer l’application du PEDT et du projet pédagogique

-Effectuer la mise à jour de ces documents avec l’aide de la directrice des services, des référents des sites d’accueils périscolaires et des élus.

-Assurer les fonctions d’assistant sanitaires (suivi et coordination des PAI).

-Faire le lien avec les familles en cas d’incident ou de conflits.

-Participer activement à la dynamique d’équipe.

-Animer les réunions d’équipe.

-Être en lien avec les directions d’écoles afin de prendre connaissance du projet d’école et échanger des informations.

Missions relevant du CCAS :

-Organisation du repas des ainés (invitations, tenue de la liste des convives, animations, mise en forme des menus…)

-Suivi des actions du CCAS : Portage des repas (inscriptions, mouvements des bénéficiaires, facturation et mise en forme des menus du portage des repas) ; Banque alimentaire (Suivi des inscriptions ou renouvellement des bénéficiaires et commandes) ; Local des errants (suivi des résidents, le planning des bénévoles, …)

-Analyse des dossiers d’aides sociales.

-Préparation, participation et suivi des réunions du CCAS (Prise de notes, Rédaction, envoi au contrôle de légalité et notification des délibérations ; Rédaction des procès-verbaux des réunions)

-Préparation du budget avec la directrice des services.

Missions d’accueil :

-1 samedi sur 4 : agence postale communale

-Accueil de la mairie en période de congés annuels de l’agent titulaire du poste d’accueil (roulement avec un autre agent administratif)

-Agence postale communale (hors un samedi sur 4) : en période de congés annuels de l’agent titulaire du poste d’accueil (roulement avec un autre agent administratif).

Missions ponctuelles :

-Gestion des autorisations d’urbanisme en binôme.

Profils recherchés

Être titulaire d’un brevet ou diplôme dans le secteur de l’animation : BAFD, BPJEPS LTP ou BPJEPS avec module de direction ou équivalent

*Connaissance du périscolaire

*Capacité et envie de travailler en équipe

*Être force de proposition

*Grande capacité d’écoute et de communication, bon relationnel

* savoir gérer une situation conflictuelle physique/téléphonique

* Maitriser les outils informatiques