ASSISTANT(E) de GROUPEMENT

Descriptif de l'emploi

L'assistant.e apporte une aide au Chef de Groupement EPACR, aux chefs de service et aux missions rattachés au groupement, en termes de gestion de l'activité courante, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Missions / conditions d'exercice

- Assurer l'interface et la coordination avec les interlocuteurs concernés du domaine

Gérer la planification collective, les agendas, déplacements et réunions.

Mettre en forme et valoriser des supports écrits.

- Assurer une prestation d'accueil, d'orientation, d'assistance et de conseil

Assurer l'accueil au travers la permanence physique, téléphonique et mail.

Orienter les demandes vers les services concernés.

Assister le chef de groupement et les chefs de services dans la gestion des agendas, rendez vous, déplacements, réunions.

Conseiller les requérants selon les directives du groupement.

- Organiser les aspects logistiques du domaine d'activité

Rédiger les notes, courriers, compte-rendus et synthèse pour le chef de groupement.

Procéder à la relecture des supports élaborés par les services avant leurs diffusions.

Effectuer le suivi administratif des agents du groupement.

Effectuer le suivi des dossiers en cours.

Profils recherchés

SF-Organiser méthodiquement son travail en fonction du planning et des consignes orales ou écrites

SE-Réserve et discrétion

CO-Compte-rendu, rédaction de documents et utilisation des outils informatiques et logiciels du SIS

SF-Rédiger des documents administratifs internes

SE-Autonomie

SF-Saisir et mettre en forme des documents de formes et contenus divers

SE-Rigueur et organisation