Assistant/e de la cheffe de service

Vos missions en quelques mots

Missions :

Les missions de l’assistant/e de la cheffe de l’UDAP sont les suivantes :

Au niveau du secrétariat de la cheffe de l’UDAP :

- organiser l’agenda et assurer le secrétariat de la cheffe de service

- garantir le lien avec tous les partenaires concernés notamment la Préfecture

- assister la cheffe de service dans les enjeux ressources humaines : suivi des congés, candidatures stagiaires…

- préparer certaines commissions comme les commissions départementales de la nature, des paysages et des sites (CDNPS)

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Au niveau du service :

- accueillir physiquement les rendez-vous programmés ou les demandes de renseignements sans rendez-vous

- accueillir téléphoniquement et proposer des premières solutions techniques simples et / ou orienter vers un technicien

- assurer la gestion du courrier entrant et sortant

- gérer la messagerie électronique fonctionnelle du service

- assurer la logistique du service : gestion des achats, stocks et contrats

- assurer la gestion de la bibliothèque : suivi de la base de données

- assurer la revue de presse quotidienne

- être la référente « Communication » entre l’UDAP et la DRAC

- être la référente pour la répartition des dossiers « démarches simplifiées » : assurer la répartition des dossiers entrant au service et dispatch vers les collègues concernés des dossiers « démarches simplifiées »

- être la référente archivage pour le service, en lien avec le réseau « gestionnaires et responsables des archives » (groupe de travail), assurer la gestion administrative des archives : mise en oeuvre du plan de gestion des archives avec les archives départementales

- Suppléante de la référente « Guichet unique UDAP dossiers MH ».

Correspondante « Annuaire du Ministère »

Profil recherché

Compétences requises :

- Maîtrise des techniques de secrétariat

- Maîtrise des logiciels de bureautique

- Bonne connaissance de l’organisation administrative, des interlocuteurs de la DRAC et des

partenaires

- Capacité d’autonomie et d’adaptation, réactivité

- Sens de l’organisation et de la rigueur, sens pratique

- Grande maîtrise rédactionnelle, maîtrise des écrits administratifs

- Connaissance du budget et de la comptabilité technique

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- Sens relationnel, discrétion

- Esprit d’initiative

- Capacité à travailler en équipe, écoute

Candidatures : envoi CV et lettre de motivation exclusivement par mail aux courriels suivants (ne pas candidater via la plateforme) :

Mme Eléonore HOLTZER, Cheffe de l’UDAP de Meurthe et Moselle

[email protected]

Anne DIDELOT, secrétaire générale adjointe en charge des ressources humaines :

[email protected]

Jessica FILHO, gestionnaire RH de proximité du site de Metz :

[email protected]

Vacant à partir du 01/01/2027

Secrétaire