Assistant(e) de la directrice adjointe de cabinet du maire (H/F) - LE HAVRE

Vos missions en quelques mots

Placé(e) sous l'autorité directe de la directrice adjointe de cabinet, l'assistant(e) assure son appui administratif et organisationnel au quotidien.

Il/Elle travaille en lien étroit avec les membres du cabinet, les élus, la direction générale et les différentes directions de la collectivité, ainsi qu'avec les interlocuteurs institutionnels et partenaires du cabinet.

Le poste

Faciliter l'activité de la directrice adjointe de cabinet et contribuer au fonctionnement fluide et réactif du cabinet du maire, en assurant l'organisation de son activité, la circulation de l'information et le suivi des sollicitations et dossiers nécessitant son attention.

Missions principales

1. Gérer l'agenda et organiser l'activité de la directrice adjointe de cabinet

Tenir et optimiser l'agenda de la directrice adjointe de cabinet  Organiser et prioriser les rendez-vous en fonction des urgences et des enjeux  Anticiper les échéances et points de vigilance  Organiser les réunions, rendez-vous, déplacements et temps de travail  Préparer les éléments nécessaires aux rendez-vous

2. Assurer l'accueil et le traitement des sollicitations

 Assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de la directrice adjointe de cabinet  Identifier le degré d'urgence et de confidentialité des demandes  Filtrer, orienter et transmettre les sollicitations aux bons interlocuteurs  Assurer le suivi des demandes nécessitant une réponse ou une intervention du cabinet

3. Assurer le suivi administratif de la directrice adjointe de cabinet

 Gérer les courriers, courriels, invitations et documents adressés à la directrice adjointe de cabinet  Préparer et mettre en forme courriers, notes, comptes rendus et documents de travail  Constituer les dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous  Organiser le classement et l'archivage des documents

4. Contribuer à la circulation de l'information au sein du cabinet

 Recueillir et transmettre les informations utiles aux membres du cabinet  Faciliter les échanges entre la directrice adjointe de cabinet, les élus, la direction générale et les services  Identifier les informations nécessitant une alerte ou un traitement rapide  Contribuer à la bonne coordination quotidienne de l'équipe du cabinet

Profil recherché

Compétences et qualités requises

Savoir-faire

 Excellente maîtrise des techniques de secrétariat et d'assistanat de direction.  Très bonnes capacités rédactionnelles et orthographiques.  Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.  Excellente organisation et capacité à gérer simultanément plusieurs sollicitations.  Capacité à hiérarchiser les priorités et à travailler dans l'urgence.

Savoir-être

 Discrétion et confidentialité absolues.  Loyauté et sens du service public.  Réactivité, disponibilité et adaptabilité.  Diplomatie, tact et excellentes qualités relationnelles.  Autonomie, rigueur et sens de l'anticipation.

Spécificités du poste

 Poste nécessitant une grande disponibilité et une forte réactivité.  Gestion régulière de situations urgentes et d'informations sensibles ou confidentielles.  Pics d'activité liés à l'agenda institutionnel et politique.

CV+LM

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Vacant à partir du 06/12/2026

Assistante / Assistant de direction