ASSISTANT·E DE LA MAIRE-PRÉSIDENTE

Descriptif de l'emploi

Au cœur du fonctionnement de Rennes Ville et Métropole, la Direction générale des services accompagne l’autorité territoriale dans la définition des orientations stratégiques de la collectivité et veille à leur mise en œuvre. Elle coordonne l’action des services et contribue à la préparation des décisions qui façonnent le territoire et les services rendus à la population.

Dans cet environnement institutionnel exigeant, vous travaillez en lien étroit avec la Maire-Présidente et son cabinet, ainsi qu’avec la Direction générale et de nombreux interlocuteurs internes et externes : élus, services, institutions et partenaires du territoire.

Vous souhaitez exercer des fonctions d’assistanat au plus près des décisions et de la vie institutionnelle de la collectivité ? Ce poste vous place au cœur de l’organisation quotidienne de la Maire-Présidente.

Véritable point d’appui, vous contribuez à la bonne gestion de son agenda, à la préparation de ses rendez-vous et déplacements, au suivi de ses dossiers et à la circulation des informations. Votre capacité à anticiper, à gérer les priorités et à vous adapter aux changements de dernière minute est essentielle pour garantir la fluidité de son activité.

Dans un environnement où la réactivité, la discrétion et la fiabilité sont indispensables, vous jouez un rôle clé d’interface entre la Maire-Présidente, son cabinet, l’administration et les partenaires institutionnels.

Missions / conditions d'exercice

1. Organiser et coordonner l’agenda de la Maire-Présidente

Planifier les rendez-vous, réunions, déplacements, visites et événements institutionnels, en lien étroit avec la cheffe de cabinet et les interlocuteurs concernés.

Coordonner les agendas avec les institutions et partenaires extérieurs et anticiper les besoins logistiques associés.

Préparer les invitations, les réservations et les moyens nécessaires au bon déroulement des séquences programmées.

Participer aux temps de coordination du cabinet et assurer les ajustements nécessaires en fonction des priorités et des imprévus.

2. Assurer le suivi de la correspondance et des dossiers

Préparer les éléments nécessaires aux rendez-vous et événements, en lien avec le cabinet, les services et les conseillers techniques.

Assurer le suivi des courriels et du courrier adressés à la Maire-Présidente, ainsi que leur traitement, leur classement et leur orientation.

Rédiger et mettre en forme des courriers confidentiels ou sensibles, et contribuer à la relecture de discours et d’éléments de langage.

Organiser le classement et l’archivage des dossiers, dans le respect des exigences de confidentialité.

3. Faciliter la circulation de l’information et le suivi des suites à donner

Diffuser les informations utiles à la Direction générale, au cabinet et aux services, notamment les mises à jour de l’agenda.

Assurer la transmission des comptes rendus, des instructions et des suites à donner aux rendez-vous.

Coordonner les échanges opérationnels nécessaires à l’organisation quotidienne, notamment avec les chauffeurs.

Contribuer au bon fonctionnement matériel et logistique du bureau de la Maire-Présidente et assurer le suivi de documents soumis à sa signature.

Profils recherchés

Compétences clés

Vous maîtrisez les techniques d’assistanat et les outils informatiques nécessaires à la gestion d’un agenda, au suivi de dossiers et à la production de documents.

Vous savez organiser et planifier une activité, hiérarchiser les priorités et gérer plusieurs sollicitations simultanément.

Vous connaissez le fonctionnement d’une collectivité territoriale et disposez d’une bonne compréhension de son environnement institutionnel.

Vous êtes capable de traiter des informations sensibles avec rigueur et de produire des écrits de qualité.

Vous savez faire preuve d’autonomie, d’analyse et de réactivité face aux imprévus.

Savoir-être

Discrétion et confidentialité : vous savez traiter des informations sensibles avec le recul et la réserve nécessaires.

Sens de l’organisation : vous anticipez les besoins, sécurisez les échéances et veillez à la fiabilité des informations transmises.

Adaptabilité et réactivité : vous savez ajuster vos priorités face aux changements fréquents et aux urgences.

Qualités relationnelles : vous êtes à l’aise avec des interlocuteurs variés et savez adapter votre communication à chacun.

Esprit d’équipe : vous appréciez le travail en coopération et contribuez à la fluidité des échanges au sein du cabinet et avec l’administration.

Compétences pouvant être acquises en poste

La connaissance approfondie des dossiers suivis par la Maire-Présidente et des circuits de décision propres à son activité.

La maîtrise des pratiques et des modalités de coordination spécifiques au cabinet et à ses interlocuteurs institutionnels.