Assistant(e) de la sous-directrice de l'enfance et de la famille FH

Vos missions en quelques mots

Vous assistez la sous-directrice et son adjointe dans l’organisation et la planification des activités de la sous-direction et assurez au quotidien la continuité de l’organisation du secrétariat.

Vous venez en appui aux 4 bureaux qui composent la sous-direction :

- Bureau de la protection des personnes (2A) - Bureau de la protection de l'enfance et de l'adolescence (2B) - Bureau des familles et de la parentalité (2C) - Mission de contrôle des antécédents judiciaires (MCAJ)

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Activités principales :

• Assurer le secrétariat de la sous-direction et contribuer à la circulation de l’information en coordination avec l’ensemble des interlocuteurs de la direction et des partenaires • Assurer l’accueil physique et téléphonique : réceptionner, écouter la demande, gérer et orienter les appels téléphoniques des différents interlocuteurs et partenaires et en assurer le suivi, apporter un premier niveau de réponse • Gestion du planning collectif, des agendas de la Sous-directrice (SD) et de la Sous-directrice adjointe (SDA), de l’organisation des réunions avec les autres sous-directions de la DGCS et des autres administrations centrales, Cabinets ministériels et avec les partenaires extérieurs • Gestion et traitement des mails à l'attention et à la demande de la SD et de la SDA, veille sur les urgences des mails à traiter, diffusion des informations à l’équipe et aux partenaires concernés • Enregistrement des courriers et suivi dans Elise • Gestion des déplacements, création des fiches profils des agents (Chorus DT et Chorus formulaires) • Intégration, gestion et suivi des textes réglementaires dans SOLON • Élaboration de tableaux de bord, des dossiers et suivi des échéanciers (Dossiers de subvention, suivi des courriers signalés …) • Élaboration et contrôle des annuaires des contacts

Vos atouts : Vous aimez travailler en équipe et êtes à l'aise avec les outils bureautiques.

Profil recherché

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine. M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat. A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements. N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)

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Connaissances :

- Techniques administratives et bureautiques - Outils bureautiques et informatiques

Savoir être :

- Capacité à travailler en équipe M - Sens des relations humaines M - Discrétion, confidentialité E - Disponibilité, Réactivité M - Rigueur M - Sens de la pédagogie M

Savoir-faire :

- Travailler en équipe - Gérer le courrier - Organiser des rendez-vous, gérer l’agenda, la messagerie électronique et répondre au téléphone - Gérer des dossiers, saisir des données, archiver - Mettre en œuvre des procédures et des règles - Maitriser les outils bureautiques. - Savoir rédiger et mettre en forme des courriers - Savoir organiser des déplacements

Groupe RIFSEEP : 3

Éléments de candidature

Personnes à contacter

[email protected]

Formations prévues dans le cadre de l’adaptation au poste de travail : Solon Chorus DT Elise/Pegase

Votre candidature (lettre de motivation, CV et 2 dernières évaluations professionnelles des 2 derniers employeurs) est à adresser uniquement à :

[email protected]

en indiquant dans l'objet du message le titre et la référence du poste.

Pou des informations sur le poste, vos contacts sont :

Pauline DOMINGO, Sous-directrice de l'enfance et de la famille,

Mail : [email protected]

CARRE Sabine, Adjointe à la Sous-directrice

Mail : [email protected]

Fourchette de rémunération pour les agents contractuels :

expérience professionnelle entre 0 et 5 ans : rémunération comprise entre 23 618 et 27 161 euros annuels bruts ; Expérience professionnelle entre 5 et 15 ans : rémunération comprise entre 27 161 et 31 235 euros annuels bruts

Vacant à partir du 01/10/2026

Assistante / Assistant de direction