Assistant-e de service

Vos missions en quelques mots

Mission confiée

L’assistant-e de service apporte un support administratif aux responsables et aux membres des services. Il/elle contribue à l’organisation de la vie des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines. Il/elle facilite la communication avec l’ensemble des autres interlocuteurs de l’institut et les partenaires extérieurs.

Principales activités :

Organiser lesdéplacements en France et à l’étranger (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements,). Concevoir et assurer le suivi des tableaux de bord et des indicateurs. Analyser les données. Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées.

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Organisation et gestion administrative au sein de d'autres services :

Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions, … Contribuer à l’élaboration du budget du ou des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (étude des devis, respect des marchés, saisie des demandes d’achats et réception, approvisionnement en fournitures). Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l’activité des services, voire à des activités de support à la direction par délégation. Assurer la « mémoire des services » (classement, archivage papier et numérique,). Coopérer sur des activités spécifiques avec un(e) assistant(e) de direction et/ou un(e) autre assistant(e) des services.

Profil recherché

Compétences :

Savoir-faire - Appliquer les procédures administratives - Planifier organiser et assurer le suivi des dossiers et des projets - Mettre en œuvre les techniques de reporting - Concevoir, suivre et exploiter des tableaux de bord - Maîtriser les outils de bureautique et informatiques (Pack Office, internet, wiki, intranet, messagerie) - Prendre des notes et rédiger des comptes rendus

Savoir-être - Être disponible et à l’écoute - Être ouvert(e) aux autres et aux changements (savoir s’adapter à différentes personnalités et à différents modes de fonctionnement, …) - Être autonome (faire preuve d’initiative, avoir le sens des responsabilités) - Travailler en équipe - Être rigoureux(se) - Respecter la confidentialité - Faire preuve de créativité et être force de proposition

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Langues

• Anglais Intermédiaire ou de survie

Avantages

Restauration subventionnée Transports publics remboursés partiellement Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement) Possibilité de télétravail et aménagement du temps de travail Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.) Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria) Accès à la formation professionnelle Sécurité sociale

Doté(e) d’une véritable appétence pour les chiffres, et idéalement familiarisé(e) avec les marchés publics et les finances publiques, vous savez évoluer dans un environnement exigeant et rythmé. En lien direct avec les services généraux du centre Inria de Saclay, avec lesquels vous collaborerez étroitement au quotidien, vous faites preuve d'une réelle agilité, d’aisance relationnelle, de rigueur et de sens du service.

Curieux(se) et proactif(ve), vous avez un goût marqué pour les nouveaux outils et les solutions numériques, et vous savez vous adapter rapidement aux évolutions.

Habitué(e) à gérer un volume de missions conséquent, vous êtes à l’aise et volontaire pour contribuer à l’élaboration budgétaire, suivre les dépenses, et assurer les achats dans le respect des procédures et des marchés.

Vacant à partir du 01/09/2026

Assistant de gestion "Accueil, facturation, recouvrement"