Assistant(e) de service Solidarités

Descriptif de l'emploi

Agglomération de près de 91 000 habitants, au sein d’un territoire de 24 communes conjuguant des défis ruraux, urbains et littoraux, Auray Quiberon Terre Atlantique

est au coeur des projets qui construisent le quotidien de ses habitants.

Attractive, dynamique et ambitieuse, elle porte sur son territoire de multiples missions : aménagement du territoire, habitat,

développement économique, culture, sports, tourisme, solidarités, petite enfance, jeunesse, mobilités, cycle de l’eau, gestion des déchets...

L’intercommunalité s’inscrit dans une dynamique de développement majeur pour :

Soutenir l’économie au plus près des acteurs

Préserver l’environnement et valoriser les ressources

Aménager le territoire en veillant aux équilibres

Capitaliser sur la qualité de vie, le bien-être et les liens sociaux

Mobiliser les ressources au service d’une action publique efficace

Pour son service Solidarités, Auray Quiberon Terre Atlantique recherche son/sa Assistant/e de service. Vous aussi rejoignez une équipe au SERVICE du PUBLIC !

Missions / conditions d'exercice

Au sein du service Solidarités, vous apporterez votre aide dans l'organisation personnelle du/de la responsable du service. Vous recueillerez et traiterez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service et viendrez en soutien transversal de l'ensemble de l'activité. Vous assurerez des activités d'organisation, de planification, de gestion, de communication (extra et intra service) et de suivi de dossiers spécifiques ou généraux. Vous assurerez l'accueil de premier niveau auprès des interlocuteurs (téléphonique, électronique, physique) et contribuerez à véhiculer l'image de la collectivité.

• Accueil téléphonique et physique de premier niveau

- Effectuer l’accueil physique et téléphonique du service

- Réceptionner, traiter et diffuser l'information

- Renseigner et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent

- Émettre, recevoir et transférer les appels ou courriels

• Gestion administrative

- Renseigner et mettre à jour les plannings et les tableaux de suivi :

- Etablir les documents relatifs au suivi des salariés en transition professionnelle (feuilles de présences, tableaux de bord, visites médicales, indicateurs)

- Assurer le suivi administratif des interventions (conventions, devis, courriers)

- Assurer le suivi administratif des demandes de subventions (pièces justificatives, envoi des dossiers)

- Participer à la préparation des éléments de facturation

• Coordination technique

- Centraliser les informations nécessaires à la planification des chantiers

- Assurer le lien administratif avec les communes et partenaires (mails, appels)

- Préparer les documents nécessaires aux interventions (autorisations, conventions)

- Appuyer les encadrants dans l’organisation logistique

• Gestion logistique

- Établir les bons de commande des matériel et fournitures, réparations, repas, carburant et consommables

- Anticiper les besoins en approvisionnement

- Suivre les stocks administratifs et logistiques

• Organisation de la vie professionnelle et secrétariat du service

- Organisation de rendez-vous pour le service (partenaires, communes, équipe, instances de suivi des projets)

- Rédaction et mise en forme de documents (courriers, comptes rendus et rapports d’interventions annuels pour les financeurs, délibérations)

- Appui à l’organisation de réunions, comités et/ou évènement du service

- Participation à la structuration et à l’amélioration des outils de suivi

- Contribution à l’harmonisation des pratiques administratives du service

- Appui ponctuel aux projets du service (événements, actions spécifiques)

Recrutement fonctionnaire, ou voie contractuelle. Cycle de travail 39h avec RTT.

Les plus :

Un cadre de vie et de travail privilégié

Cycle de travail de 39h avec RTT

Régime indemnitaire (RIFSEEP mensuel et CIA)

Offre de formation dynamique et plan pluriannuel

Prise en charge à 75 % des frais de transport public Forfait mobilité durable

Association sportive et loisirs en interne

Carte resto / CNAS

Participation employeur santé et prévoyance

Profils recherchés

Vous avez de bonnes connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales et de son environnement territorial (élus, acteurs institutionnels et partenaires). Vous êtes doté(e) de bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles, et faites preuve de rigueur organisationnelle et d’une réelle capacité d’adaptation dans l’exercice de vos missions.