Assistant(e) des activités médicales (H/F)

Vos missions en quelques mots

L’assistante des activités médicales :

· Prend en charge, la gestion du secrétariat du manager responsable de l’équipe, en collaboration avec les autres assistantes du service

· Prend en charge, la gestion des activités administratives du service en collaboration avec les autres assistantes du service : - Assurer la gestion de la réception des mails - Organiser les réunions institutionnelles Agence régionale de santé (ARS), directions hospitalières) - Organiser des réunions du service - Organiser la réunion des centres hospitaliers prélèvements organes tissus (CHPOT) - Participer aux différents pôles constituant le service régional avec les autres membres de l’équipe

· Prend en charge, au sein du Secrétariat Régional, la gestion des dossiers donneurs décédés pour la région Grand Ouest et une partie de la région Ile de France/Antilles/Guyane : - Assurer le suivi des dossiers donneurs au quotidien sur Cristal (outil interne) et sur les espaces dédiés - Procéder à la déclaration de prélèvements et clôture des dossiers dans Cristal - Gérer la réception des examens du donneur (bactériologiques et mycologiques) après prélèvement sur chaque dossier prélèvement d’organes et des tissus (PMOT) - Relancer les coordinations hospitalières (si besoin) pour récupération des résultats

· Gère des évènements indésirables (EI) en lien avec le médecin référent vigilant pour la région Grand Ouest et la région Sud Est : Résultats bactériologiques et mycologiques positifs des liquides de conservation des greffons : - Traitement des résultats bactériologiques et mycologiques positifs des liquides de conservation via l’application Cristal Green, avec envoi aux équipes de greffe - Saisir les éléments via l’outil Cristal Green, en lien avec le médecin référent vigilant et envoi aux équipes de greffe

· Prend en charge le secrétariat d’un ou plusieurs réseaux de prélèvement en collaboration avec un binôme médecin – cadre infirmier animateur de réseau : - Gérer les rendez-vous auprès des interlocuteurs institutionnels - Gérer le suivi des autorisations et conventions de prélèvement - Assurer la mise à jour des acteurs des coordinations hospitalières et des équipes de greffe sur la base SESAME ainsi que leurs droits d’accès au portail de l’Agence de la biomédecine - Assurer le suivi et l’archivage documentaire du réseau - Participer à des réunions en région (déplacements possibles), y compris hors grand ouest

· Prend en charge la gestion courante du secrétariat

· Gère les plannings d’astreintes de régulation pour les Cades infirmiers animateurs des réseaux et Médecin de la direction du prélèvement et des greffes d’organes et de tissus de Niveau 2, ainsi que pour les médecins vigilants

Profil recherché

Connaissances, compétences et aptitudes

Le profil recherché possède idéalement une formation de type BTS Assistante Médicale, ainsi qu’une expérience préalable dans le domaine médical.

Il maîtrise les outils informatiques tels que Word, Excel, Outlook et Internet, et sa connaissance du secteur hospitalier constitue un atout apprécié. Il dispose d’une bonne aptitude à comprendre et utiliser la terminologie médicale, fait preuve d’une grande capacité d’adaptation, sait gérer les priorités et respecter les échéances.

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Doté d’excellentes qualités relationnelles, il apprécie le travail en équipe et le partage de l’information. Il démontre également un sens aigu de l’organisation, de la rigueur et de la méthode, ainsi qu’un esprit d’initiative.

Enfin, il se distingue par sa polyvalence, sa disponibilité, sa confidentialité et son strict respect du secret médical.

Relations fonctionnelles

L’assistant(e) des activités médicales sera en relation étroite :

· En interne, avec les Services Régionaux, la plateforme nationale de répartition des greffons, le secrétariat de la Direction du prélèvement et des greffes d’organes et de tissus,

· En externe, l’ensemble des professionnels impliqués dans l’activité de prélèvement et de grève d’organes et de tissus.

Spécificités et contraintes du poste

· Respect de la confidentialité en raison de la gestion de données médicales sensibles (donneurs décédés, patients greffés)

· Respect de l’anonymat des dossiers,

· Horaires à organiser au sein du secrétariat.

Susceptible d'être vacant à partir du 01/03/2026

Assistante / Assistant de régulation médicale