Assistant(e) du DGS

Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité de la D.G.S (CHEF DE SERVICE) et sous l'autorité du Maire de Saint-Victoret.

Missions / conditions d'exercice

- Organiser et gérer l'agenda de la D.G.S,

- Accueillir les interlocuteurs internes et externes;

- Filtrer et orienter les appels téléphoniques ;

- Assurer le lien entre la D.G.S, les élus, les responsables de services, les partenaires institutionnels et les administrés ;

- Préparer les dossiers nécessaires aux réunions ;

- Assurer le suivi des échéances et des priorités ;

- Transmettre tous les documents au contrôle de légalité sur l’application de dématérialisation « ACTES »,

- Gérer les registres des arrêtés, des recueils, des décisions et des délibérations,

- Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes-rendus et rapports ;

- Gérer les parapheurs et le circuit de validation des documents;

- En charge de la commande et gestion des stocks des fournitures administratives.

- Organiser les réunions de direction ;

- Préparer les convocations et les ordres du jour des conseils municipaux ;

- Rédiger les comptes-rendus et assurer le suivi des décisions prises ;

- Participer à l'organisation des conseils municipaux.

Profils recherchés

- Qualités relationnelles et excellentes capacités rédactionnelles

- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)

- Sens de l’organisation et gestion des priorités

- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

- Rigueur, disponibilité, autonomie et polyvalence

- Une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.