ASSISTANT(E) DU DIRECTEUR GENERAL DES SERVICES

Descriptif de l'emploi

Vous assurez l’assistance administrative, organisationnelle et logistique auprès du Directeur Général des Services (DGS) en garantissant la bonne circulation de l’information et le bon fonctionnement des activités de la Direction.

Missions / conditions d'exercice

- Gestion Administrative et communication :

Réception, traitement et diffusion des informations (courrier, mails, téléphone)

Identification et hiérarchisation des priorités

Enregistrement et suivi du courrier via le logiciel métier DOTELEC

Rédaction, mise en forme de documents administratifs, synthèse des principaux courriers à l'attention du maire

Référente DOTELEC

- Organisation et gestion de l’agenda :

Gestion de l’agenda du DGS

Planification, organisation et suivi des rendez-vous et réunions

Organisation logistique des réunions (réservation de salles, invitations, commandes)

Organisation des déplacements du DGS

- Appui au instances de Direction :

Préparation du Conseil municipal (ordre du jour, commissions, PV, dossier du conseil…)

Suivi des arrêtés municipaux, des décisions et des délibérations (numérotation, tenue des tableaux)

Gestion de la publicité, l’affichage, la transmission et télétransmission des arrêtés, des décisions et des délibérations

- Interface et coordination :

Interface entre la Direction et les interlocuteurs internes et externes

Accueil des rendez-vous

Coordination avec les services et partenaires

- Suivi administratifs et outils de gestion :

Elaboration et suivi des plannings et congés

Mise en place et suivi de tableaux de bord

Classement et archivage des documents (papier et numérique)

- Gestion spécifique et logistique :

Gestion logistique du service

Suivi de certains dossiers thématiques (assurances, taxis, animaux nuisibles…)

Profils recherchés

Le profil que nous recherchons

Savoir-faire :

Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers

Excellentes capacités rédactionnelles

Organisation, gestion des priorités

Suivi administratif rigoureux

Savoir – être :

Respect des valeurs du service public

Discrétion et confidentialité

Sens du relationnel

Réactivité et autonomie

Rigueur et sens de l’organisation

Conditions d'accès au poste

Cadre d'emploi des adjoints administratifs (catégorie C)

Années d'expérience dans le poste visé : 5 à 10 ans sur un poste similaire en collectivité

Recrutement par voie statutaire ou voie contractuelle (CDD 12 mois renouvelable).

Pourquoi Marly-Le-Roi ?

Rejoindre la collectivité de Marly Le Roi, c'est rejoindre une équipe engagée au service de l'intérêt général dans un cadre verdoyant et calme, à 25 min en train de la Défense.

37h30 générant 15 RTT + 25 CA et 2 jours de fractionnement

IFSE, CIA, CNAS, COS, Participation mutuelle et prévoyance à 50%, prise en charge Navigo à 75%, possibilité de profiter des équipements sportifs de la ville (piscine avec sauna/hammam, fitness...)