Assistant(e) du Maire (F/H)

Descriptif de l'emploi

Assistance administrative et organisation de l'activité institutionnelle du Maire

Missions / conditions d'exercice

- Gestion de l'agenda du Maire : prise, arbitrage et confirmation des rendez-vous selon les priorités fixées

- Organisation des déplacements, réunions et visites ; préparation des fiches logistiques

- Accueil physique et téléphonique, filtrage et orientation des demandes vers les élus délégués et les services

- Enregistrement, ventilation et suivi du courrier du Maire ; relance des services sur les délais de réponse

- Gestion du parapheur (papier et électronique) et contrôle de complétude avant signature

- Rédaction de courriers, réponses-types et comptes rendus

- Préparation des dossiers de rendez-vous en lien avec les directions

- Suivi des tableaux de bord des sollicitations et engagements du Maire

- Classement et archivage, appui ponctuel au secrétariat des adjoints et aux cérémonies

Les missions s'exercent hors de toute activité à caractère politique ou électoral.

Profils recherchés

Bac +2 en assistanat de direction ou équivalent, expérience confirmée en secrétariat de direction, idéalement auprès d'élus

- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leurs instances

- Maîtrise des techniques de secrétariat de direction et de gestion d'agenda complexe

- Qualités rédactionnelles et maîtrise de la correspondance administrative

- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Outlook, parapheur électronique)

- Notions de protocole et de protection des données personnelles (RGPD)

- Discrétion absolue et sens de la confidentialité

- Rigueur, organisation et capacité d'anticipation

- Diplomatie, sens de l'accueil et du service public

- Réactivité, disponibilité et maîtrise de soi

- Sens du travail en équipe

Disponibilité ponctuelle en soirée et le samedi (conseils municipaux, cérémonies)