Assistant.e du service Territoires et prospective

Vos missions en quelques mots

Sous l?autorité du Préfet, la DDT met en oeuvre les politiques des ministères de la transition écologique et solidaire, de la cohésion des territoires, de la ville et du logement et de l agriculture, sur le territoire très varié de l Essonne.

Au sein de la DDT, le service territoires et prospective est le service de référence dans le domaine de l'aménagement et de la planification, assure une veille territoriale et représente l État dans le cadre de diverses procédures. Le service comporte 4 unités, et il est piloté par un.e chef.fe de service et deux adjoint.es.

Le secrétariat du service est assuré par deux assistant.es travaillant en binôme.

Le.la titulaire a en charge l ensemble des missions traditionnelles d un secrétariat :

- accueil physique et téléphonique,

- gestion du courrier de l ensemble du service (réception, distribution aux agents et unités, enregistrement si nécessaire),

- gestion de la boite mail du service et transmission des courriels aux agents concernés ;

- gestion des parapheurs (vérification, suivi, enregistrement et envoi des courriers),

- publication des arrêtés au RAA,

- gestion des agendas des cadres du service, des plannings,

- organisation de réunions régulières et occasionnelles, en présentiel ou en visio,

- classement de la documentation et des dossiers, avec dématérialisation,

- rédaction/mise en forme de courriers,

- comptes-rendus de réunions et documents divers,

- correspondant formation, gestion ressources humaines,

- gestion du stock de fournitures.

Ces missions sont assurées en binôme afin d?assurer une continuité des missions, ce qui nécessite une coordination des jours de présences et des jours de congés, et d apprécier le travail d équipe.

L?assistant.e du service est placé sous l autorité du chef.fe du service et de ses adjoints. Il.elle assiste l équipe d encadrement pour le fonctionnement quotidien du service. Le poste comporte une dimension relationnelle importante avec l?ensemble des agents du service. Le.la titulaire est amené à être en lien au quotidien avec les assistant.es des autres services de la DDT, et des différents services de la préfecture, secrétariat général et sous-préfectures.

Par ailleurs, il.elle peut être amené.e à contribuer ponctuellement à l?activité des bureaux du service, et peut être sollicité occasionnellement pour aider au secrétariat des autres services de la DDT en cas d?absence des autres assistant.es.

Par ailleurs il.elle peut être amené e à assurer l intérim de l assistante de direction en son absence.

Profil recherché

Compétences techniques:

- Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils bureautiques (Libre Office, MAARCH )

- Connaître les règles de classement, d'archivage, de gestion des courriers

- Connaître les missions du service et appréhender les domaines d'activité des autres services de la DDT

Compétences transversales:

- Savoir suivre des délais, anticiper, alerter

- Savoir s adapter aux interlocuteurs

- Savoir faire preuve de rigueur et d'organisation tout en rendant compte

Compétences relationnelles:

- Savoir faire preuve de qualités relationnelles et de discrétion

- Modes d acquisition : expérience, formations, compagnonnage

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV est obligatoire

Personnes à contacter

[email protected]

- Annabelle Testaud, cheffe du service territoires et prospective Tel :01 60 76 34 50

[email protected]

- Henri Vacher, adjoint à la cheffe du service territoires et prospective, référent en urbanisme réglementaire

Tel :01 60 76 32 75

[email protected]

- N° poste Renoirh : 0920910029

-Groupe IFSE: 2

- Télétravail possible jusqu?à deux jours par semaine, en application de la charte en vigueur à la DDT91, à préciser en fonction de l?autonomie du titulaire et de l organisation du service, notamment en coordination avec l autre assistant.e pour assurer une présence sur place autant que possible

- Conditions matérielles : L agent disposera des moyens généraux du service (informatiques, véhicules de service) affectés en fonction des besoins.

- Horaires et saisonnalités : Suivant le règlement intérieur

Ce poste est ouvert à tout candidat compétent, qu'il soit fonctionnaire ou non. Le recrutement d'un candidat non fonctionnaire se ferait sur le statut de contractuel, a priori pour un contrat de 3 ans (à confirmer avec le recruteur), après constat de l'absence de candidature de fonctionnaire adaptée (fondement juridique : 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique de L'État). A l'issue du contrat de 3 ans, il est envisageable de poursuivre en CDI ou par un autre contrat de 3 ans, sous réserve de l'accord des parties.

Vacant à partir du 01/02/2027

Assistante / Assistant de direction