Assistant.e en gestion administrative – Responsable opérationnel.le de scolarité F/H - 316

Vos missions en quelques mots

Contexte : Le poste s’inscrit dans le réseau universitaire de scolarité regroupant 14 IFSI partenaires soit 4033 étudiants.

Finalité du poste : Coordonner les opérations de scolarité universitaire : admissions, examens, résultats, jurys, compensation et diplomation.

Responsabilités : - Coordination du service de scolarité - Fiabilité des processus administratifs - Interface réseau université–IFSI

Missions principales : - Coordination des actes de scolarité universitaire - Organisation des examens et jurys - Suivi des inscriptions et résultats - Encadrement fonctionnel de proximité - Harmonisation des pratiques du réseau

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Activités principales : - Organiser les commissions d’admission - Coordonner les inscriptions administratives et pédagogiques - Planifier les examens universitaires - Préparer les jurys semestriels et de diplôme - Gérer le parcours adapté - Contrôler les résultats, ECTS, compensations, AJAC… - Suivre l’application des décisions de jury - Vérifier la conformité des dossiers de diplomation - Coordonner les échanges avec les 14 IFSI - Harmoniser les procédures de scolarité : - Encadrer fonctionnellement les agents de catégorie B et C

Profil recherché

Connaissances :

- Bonne connaissance des procédures d’examens, jurys et ECTS - Expérience en coordination administrative ou gestion de planning complexe appréciée - Capacité à encadrer fonctionnellement une petite équipe - Sens de l’organisation et de la rigueur dans un environnement multi-acteurs (université / IFSI)

Savoir-faire technique :

- Organisation des formations universitaires en santé - Réglementation examens / jurys / ECTS - Compensation et progression - Fonctionnement des commissions universitaires - Outils de scolarité - Coordonner des processus administratifs - Contrôler des données de scolarité - Superviser examens et jurys - Encadrer une équipe - Gérer des calendriers complexes - Produire des états de suivi

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Savoirs comportementaux :

- Leadership de proximité - Organisation - Réactivité - Diplomatie - Sens des responsabilités - Travail en équipe

Diplôme requis : BAC +2 (BTS)

Durée Expérience souhaitée : Intermédiaire (3 à 5 ans d'expérience)

Précisions expérience souhaitée /Intitulé diplôme : Formation Bac +2 à Bac +3 en gestion administrative ou administration publique - Expérience souhaitée en scolarité universitaire ou organisation de formation

Politique sociale et avantages :

· Contributions aux frais de transport en commun

· Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois

· 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois): 39h10 => 55 jours de congé, 38h15 => 50 jours de congé, 37h20 => 45 jours de congé

· Possibilité d’aménagement du temps de travail

· Télétravail possible en fonction du poste

· Possibilité aménagement du poste de travail pour les personnes handicapées

· Formations et dispositif d'accompagnement à la prise de fonction managériale

· Contributions à la complémentaire santé – Mutuelle obligatoire à compter du 1er mai 2026

· Subvention restauration collective – Restauration sur place (UPSIDUM, Brasserie , Crous…)

· Chèques vacances

· Service social

· Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

· Activités sportives et culturelles

· Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)

· Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)

· Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Conférences…)

· Accès bibliothèques universitaires

· Déploiement 10min de sport sur temps de travail

· Parking sur place

· Crèche.

Conditions générales du poste :

· Catégorie du poste : A

· Corps de recrutement : ASI ou équivalent

· Quotité de travail : 100 %

· Date de prise de fonctions souhaitée : 1er septembre 2026

· Poste ouvert uniquement aux contractuels

· Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 12 mois

· Localisation géographique : 133 route de Narbonne

· Groupe RIFSEEP ou cotation poste : 2

· Rémunération :

Pour les contractuels : elle est comprise entre 1944.50€ et 2648.46€ en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste 264.50€.

Vacant à partir du 15/07/2026

Responsable de coordination administrative