Assistant.e logistique et de secrétariat de sous-direction

Vos missions en quelques mots

Venez rejoindre le réseau des assistants de la DGPR et l'équipe du BRHL au sein de la sous-direction des ressources et de la synthèse. Nous vous proposons un poste avec des missions très variés en contact direct avec l'ensemble des agents de la direction. A ce titre, accompagné et entouré de l'équipe du BRHL, vous serez responsable :

En qualité d'assistant.e logistique :

- du suivi et de la gestion des demandes CESAC (outil pour le suivi des besoins des agents en matière informatique et téléphonique lors des mobilités) ;

- du suivi des plans d'occupation des locaux de la DGPR en coordination avec la cheffe de projet RH et logistique, ainsi que du suivi de la signalétique pour la SDRS ;

- du suivi des commandes particulières en liaison avec les services du secrétariat général : téléphonie, demandes d'intervention mobilier, etc. ;

- de la gestion des commandes papier et autres fournitures pour les équipements multifonctions de la DGPR ;

- d'assurer la gestion et le suivi des stocks de fournitures via les commandes UGAP établies, ainsi que la réception et vérification de ces dernières lors des livraisons ;

- du suivi et du traitement des relevés d?opération au sein de l'application Chorus-DT, en coordination avec la cheffe de projet RH et logistique et la cheffe du BRHL (travaux réguliers au sein de l'application).

- d'intégration le réseau des assistant.es de la DGPR.

En qualité de secrétaire de la SDRS :

- de l'établissement et du suivi des fiches profil, des ordres de mission et des états de frais sur Chorus-DT. Vous serez le.la chargé.e de voyage de la SDRS et intégrerez à ce titre le réseau des chargés de voyage de la direction ;

- de la préparation et de la planification des réunions et évènements (réservation de salle, mise en oeuvre des visioconférences, commandes café éventuelles auprès du prestataire dédié, actions de communication, etc.) ;

- d'assurer la transmission des courriers au sein de la SDRS dans le respect de la confidentialité des documents.

- de participer à la mission archivage des documents papiers de la DGPR dans le cadre de déménagement Arche Sud (AS) prévu en 2028.

Pour assurer l'ensemble de ses missions, vous relèverez de la cheffe du bureau des ressources humaines et de la logistique et de son adjointe et vous serez placée sous la responsabilité fonctionnelle de la cheffe de projet RH et logistique.

Profil recherché

Ce poste est fait pour vous si :

- vous appréciez les relations humaines et avez le sens du relationnel et de l'accueil ;

- vous savez faire preuve de discrétion.

Par ailleurs, il est attendu :

- une bonne maîtrise des outils informatiques (tableur, traitement de texte, diaporama) aptitude à utiliser les applications spécifiques inhérentes aux missions : CESAC, Chorus-DT, etc.

- de la rigueur et de la réactivité dans le suivi des dossiers ;

- le respect des échéances ;

- un bon sens de l'organisation.

Si vous ne disposez pas de la maîtrise des outils informatiques, vous bénéficierez d'une formation et d'un accompagnement personnalisé complets, l'essentiel étant d'être motivé.e pour les utiliser.

Savoir-être : rigueur, réactivité, autonomie et adaptabilité

N° RenoiRH : E000032196

Cotation / grille de fonctions commune :

Groupe IFSE (obligatoire) : par catégorie de fonctionnaires A+ABC : cf. note de gestion RIFSEEP du MATTE

Poste de catégorie C sur grille de fonctions commune : groupe 2

Les agents disposant d'une expérience professionnelle importante correspondant à au moins 13 ans d'ancienneté en qualité de fonctionnaire seront classés en groupe 1.

Le télétravail est possible à hauteur de 2 jours par semaine.

Travail en bureau partagé.

La direction connaît actuellement une phase de réorganisation dans un contexte de continuité des missions et des activités. Les évolutions en cours n'affectent pas la dynamique de recrutement ni l'exercice des fonctions liées aux postes proposés. Les candidats peuvent ainsi inscrire leur démarche dans un cadre de travail en évolution mais sécurisé, au service des missions de la DGPR.

Ce poste est ouvert à tout candidat compétent, qu'il soit fonctionnaire ou non. Le recrutement d'un candidat non fonctionnaire se ferait sur le statut de contractuel, a priori pour un contrat de 3 ans (à confirmer avec le recruteur), après constat de l'absence de candidature de fonctionnaire adaptée (fondement juridique : 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique de L'État). A l'issue du contrat de 3 ans, il est envisageable de poursuivre en CDI ou par un autre contrat de 3 ans, sous réserve de l'accord des parties.

Vacant à partir du 01/03/2027

Assistante / Assistant de direction