Assistant(e) Maire, Elus (es), Direction générale et Cabinet (h/f)

Descriptif de l'emploi

Apporter une assistance administrative de direction au Maire et élus, au directeur général des services et au directeur de cabinet en termes de secrétariat, de tenue d’agendas partagés, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de suivi de dossiers, de classement et participer activement à l’organisation et la préparation des conseils municipaux et commissions.

Missions / conditions d'exercice

En lien direct avec le Maire, les Élus, le directeur de cabinet et la direction générale des services, vous :

- Assurez la gestion et la coordination des agendas, réunions,

- Veillez à la bonne tenue du secrétariat : filtrage des appels, suivi des courriers et gestion des documents,

- Rédigez courriers, notes, comptes rendus et préparez les dossiers nécessaires à l’action de M. le Maire, des Élus ainsi que du Directeur de cabinet,

- Assurez la constitution des dossiers en lien avec les instances internes et externes,

- Contribuez à la circulation fluide de l’information entre les Élus, la direction générale, le directeur de cabinet et les services municipaux,

- Accueillez, informez et orientez les habitants, partenaires, institutions et acteurs associatifs,

- Assurez le suivi administratif des sollicitations des citoyens et des partenaires,

- Organisez la logistique des rendez-vous, des réunions publiques et des événements liés à la vie municipale ainsi que les déplacements,

- Gérer les assemblées et commissions,

- Assurez la gestion logistique et matérielle des cérémonies, évènements et autres organisations de réunions ou d’instances,

- Participation aux missions protocolaires.

Relations fonctionnelles

- Elus, Directeur de Cabinet, Direction Générale des Services

- Ensemble des services municipaux

- Habitants, acteurs associatifs,

- Partenaires extérieurs, institutions

Profils recherchés

Qualifications nécessaires (habilitations nécessaires)

Maitrise des outils bureautiques

Expérience en secrétariat de direction

Niveau et domaine de formation requis

Certificat TOSA fortement souhaité

Les Savoir être

Respect du devoir de confidentialité, discrétion, loyauté

Disponibilité

Capacités relationnelles

Rigueur

Les Savoirs

- Sens aigu du service public et de la relation humaine,

- Savoir anticiper, organiser, hiérarchiser les priorités et gérer les imprévus avec calme et méthode,

- Maitriser la rédaction administrative, les outils numériques et l’assistanat de direction,

- Savoir travailler en confidentialité, discrétion et loyauté institutionnelle,

- Aimer coordonner, fluidifier, accompagner et soutenir l’action politique au quotidien,

- Disposer d’un excellent relationnel, d’une bonne maitrise du stress et d’un sens affirmé de la diplomatie

Les Savoir-faire

Assistance de direction : organisation, coordination, communication, hiérarchisation, anticipation, capacités rédactionnelles

Conditions et contraintes d’exercice

- Travail en bureau

- Horaires variables et pics d’activité en fonction des obligations du service

- Très grande disponibilité

- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

- Aisance outils IA générative