Assistant.e Médico-Administratif - Service Chirurgie -

Vos missions en quelques mots

1. ACCUEIL & ORIENTATION - ACCUEILLIR LES PATIENTS (PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE). - INFORMER, ORIENTER, GERER L’ATTENTE ET LES URGENCES. - ASSURER UNE COMMUNICATION PROFESSIONNELLE ET BIENVEILLANTE.

2. GESTION DES AGENDAS - PLANIFIER LES RENDEZ-VOUS, EXAMENS, HOSPITALISATIONS. - COORDONNER AVEC LES PRATICIENS ET SERVICES INTERNES/EXTERNES. - GERER LES MODIFICATIONS, ANNULATIONS ET URGENCES.

3. ADMINISTRATION DES DOSSIERS - CREER, METTRE A JOUR ET ARCHIVER LES DOSSIERS PATIENTS. - VERIFIER L’IDENTITE ET LES DONNEES ADMINISTRATIVES (IDENTITOVIGILANCE). - NUMERISER ET CLASSER LES DOCUMENTS.

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4. REDACTION & TRAITEMENT DOCUMENTAIRE - SAISIR ET METTRE EN FORME COMPTES RENDUS, COURRIERS, RAPPORTS. - TRAITER LE COURRIER ENTRANT ET SORTANT. - ASSURER LA CONFIDENTIALITE DES INFORMATIONS.

5. LOGISTIQUE & MATERIEL - GERER LES STOCKS DE FOURNITURES ET MATERIEL MEDICAL. - PASSER LES COMMANDES ET SUIVRE LES LIVRAISONS.

6. COORDINATION & COMMUNICATION - INTERFACE ENTRE PATIENTS, MEDECINS, LABORATOIRES, HOPITAUX. - PARTICIPER AUX REUNIONS DE SERVICE ET PROJETS QUALITE.

7. QUALITE & CONFORMITE - RESPECT DES PROTOCOLES D’HYGIENE ET CONFIDENTIALITE. - CODAGE DES ACTES MEDICAUX ET SUIVI STATISTIQUE (PMSI). - CONTRIBUTION A LA DEMARCHE QUALITE.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Accueil physique et téléphonique des patients et familles. • Gestion et coordination médico-administrative : agendas, absences, organisation des soins (consultations, hospitalisations, interventions, examens). • Suivi et mise à jour des dossiers patients, gestion documentaire (courriers, comptes rendus, archivage, numérisation). • Saisie et codage des données d’activité médicale. • Rédaction et mise en forme de documents médicaux. • Vérification des données administratives dans le cadre de l’identitovigilance.

HOSPITALISATION • Gestion des appels, rendez-vous et urgences (dont Doctolib). • Organisation des entrées/sorties patients et suivi administratif et médical. • Rédaction et envoi des documents d’hospitalisation (courriers, CRO, etc.).

CONSULTATION

• Organisation des consultations selon les chirurgiens. • Préparation des dossiers patients. • Planification des interventions et gestion des priorités.

Rédaction et envoi des courriers de consultation.

ACTIVITÉS TRANSVERSALES

• Gestion des mails et sollicitations médicales. • Élaboration du programme opératoire hebdomadaire. • Suivi des absences médicales et transmissions. • Commandes de fournitures et gestion des consommables.

Profil recherché

Diplômes requis : - ADMINISTRATIF - MEDICO-TECHNIQUE

Niveau d’expérience requis : EXPERIENCE EN SECRETARIAT MEDICAL

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 4 Baccalauréat

• Spécialisation Spécialités plurivalentes des échanges et de la gestion (y compris administration générale des entreprises et des collectivités)

Langues

• Français Autonome

SAVOIR FAIRE • Accueillir, accompagner et orienter des personnes, des groupes, des publics • Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire • Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites. • Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel • Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité • Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence • S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone • Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles • Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau • Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

SAVOIR-ÊTRE ET QUALITÉS REQUISES : - Bienveillance - Respect - Rigueur - Humanité - Laïcité - Travail en équipe - Communication adaptée - Empathie - Savoir prioriser/gérer l’urgence

Vacant à partir du 29/10/2026

Assistant de gestion "Accueil, facturation, recouvrement"