Assistant(e) particulier(e) du secrétaire général

Vos missions en quelques mots

Vos activités principales : - Gérer l'agenda du secrétaire général ; - Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que le filtrage des interlocuteurs ; - Organiser les déplacements du secrétaire général (fonction ASSIST du secrétaire général) - Planifier et constituer les dossiers en lien avec les autres services de la préfecture ; - Organiser toutes les réunions présidées par le secrétaire général (réservation de salle, convocations logistiques) ; - Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées ; - Rédiger des notes et des courriers ; - Assister le secrétaire général dans certaines de ses missions, par la gestion des urgences et la prise en compte des dossiers sensibles ; - Assurer la circulation de l’information transversale auprès des interlocuteurs internes et externes Votre environnement professionnel : Liaisons hiérarchiques : Monsieur le secrétaire général Monsieur le sous-préfet chargé de mission Liaisons fonctionnelles : Les membres du corps préfectoral Les sous-préfectures de Brignoles et de Draguignan Les directeurs et les chefs de bureau Les directeurs départementaux interministériels Les autres administrations de l’État Les cabinets ministériels Les élus

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre : Connaissances techniques :

Avoir des compétences en informatique-bureautique / niveau maîtrise - requis Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis Savoir-faire : Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis

Savoir rédiger / niveau maîtrise - requis

Savoir analyser / niveau pratique - requis Avoir l'esprit de synthèse / niveau pratique - requis Savoir-être: Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis

Éléments de candidature

Personnes à contacter

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Groupe Rifseep : 2 Localisation : Préfecture du Var, Toulon Code emploi-type : ADM005A

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions Polyvalence, autonomie et adaptabilité Disponibilité, anticipation Savoir faire preuve de diplomatie et de discrétion Horaires spécifiques adaptés au secrétariat des membres du corps préfectoral (amplitude de 8h à 19h avec possibilité de modulation) Liste des pièces requises pour déposer une candidature : - Lien vers le formulaire de mobilité : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique : 2° de l'article L332-2

Vacant à partir du 01/01/2027

Assistante / Assistant de direction