Assistant(e) secrétaire au secrétariat commun

Vos missions en quelques mots

Groupe RIFSEEP : 1 NBI : Non Vos activités principales : - appels téléphoniques avec tenue des cahiers d'appels ; - gestion de la base des contacts ; - tenue des agendas, en liaison avec le secrétariat particulier du préfet de la région d'Ile-de-France, préfet de Paris ; -gestion des réunions, rendez-vous, réservations de salles, demandes d'autorisation d'accès pour les visiteurs externes, préparation de dossiers, en relation avec les chefs de service du cabinet ; - gestion des déplacements de la direction de cabinet ; - gestion du courrier (ouverture, enregistrement, tri, cachet de suivi, acheminement) ; - saisie informatique (lettres, notes, tableaux...) ; - constitution et suivi de dossiers thématiques ; - classement de la documentation et archivage des dossiers (versions électronique et papier).

Votre environnement professionnel :

• Activités du service : Le service de la représentation de l’Etat comprend : - le bureau du protocole et des déplacements ; - le bureau des décorations et de l’intendance. - le secrétariat mutualisé du cabinet composé de 3 assistantes

• Composition et effectifs du service : Le service de la représentation de l’Etat est composé de 26 agents.

• Liaisons hiérarchiques Chef de service / Adjoint - les 4 membres du corps préfectoral du cabinet

• Liaisons fonctionnelles Les membres du corps préfectoral et hauts fonctionnaires de la préfecture, les services de la préfecture et particulièrement les secrétariats de direction

Profil recherché

Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau maîtrise, requis Connaître l'environnement professionnel niveau pratique, à aquérir

Savoir-faire Savoir travailler en équipe niveau maîtrise, requis Savoir rédiger niveau pratique, requis Savoir s'organiser niveau maîtrise, requis

Savoir-être avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise, requis savoir communiquer niveau maîtrise, requis savoir communiquer niveau maîtrise, requis

Conditions de travail : 35h00 Vos perspectives : Evolution dans le domaine fonctionnel. Durée attendue sur le poste : 3 ans

Éléments de candidature

Personnes à contacter

Jean-jacques COLOMBIES : [email protected] /Hugo MARIN : [email protected]

Localisation administrative :

Préfecture de la région d’Ile-de-France, préfecture de Paris – 5, rue Leblanc 75015 Paris Accès : métro ligne 8 – station Lourmel ou Balard RER C – arrêt Pont du Garigliano La préfecture de région dispose d’un parking sécurisé pour stationner son véhicule ou son vélo

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions : Horaires décalés Discrétion / disponibilité / bonne présentation / sens du contact et de la diplomatie Capacité à travailler au sein d'un pool en assurant la continuité

Qui contacter ? Jean-jacques COLOMBIES, chef du service de la représentation de l'Etat [email protected] Hugo MARIN, adjoint au chef du service de la représentation de l'État, chef du bureau du protocole et des déplacements [email protected]

Liste des pièces requises pour déposer une candidature : Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l'Intérieur https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2026-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Personnels externes https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Date limite de dépôt des candidatures : 01/12/2026

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique 2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)

Vacant à partir du 01/12/2026

Secrétaire