ASSISTANT FONCTIONNEL SI MARCHES

Descriptif de l'emploi

Positionnement hiérarchique :

Pôle ressources et accompagnement

└ Direction des finances

└ Direction déléguée à la stratégie et la sécurisation

└ Service Système d’information financier et sécurisation

Le pôle compte 5 directions (achats et accompagnement juridique, finances, ressources humaines, services numériques, moyens généraux) et 2 missions (suivi des dossiers réservés et déontologie).

Le PRA assure l’animation et le pilotage de plusieurs actions structurantes et transversales au sein du Département. Le pilotage de ces actions est porté par les directions à travers leur feuille de route. Elles font l’objet d’un suivi au niveau du pôle lors des réunions du Codir de pôle ou pour certaines d’entre elles au niveau du Codir DGS.

Elles nécessitent toutes une coopération renforcée entre les directions du PRA et avec les services des autres pôles. Leur complexité et les enjeux qu’elles soulèvent pour le Département demandent une expertise juridique renforcée car beaucoup s’inscrivent dans les conséquences d’évolutions légales, réglementaires ou jurisprudentielles qui renforcent les obligations du Département.

Elles portent aussi des enjeux d’optimisation et de refonte de nos modes de faire et doivent permettre d’améliorer l’efficience et de sécuriser les décisions.

L’ensemble de ces actions structurantes et figurant dans les différentes feuilles de route des directions du pôle répondent aussi à l’existence d’irritants concernant les processus pilotés en partie par les services support. Ces irritants (délai trop long, procédure ressentie comme inutile, aide à la décision peu opérationnelle, qualité des productions améliorable, …) ont des causes multiples et parfois elles aussi complexes. Leur suppression passe aussi parfois, au-delà du travail des directions en ce sens, par l’approfondissement des raisons juridiques qui les ont produits et leur réinterrogation.

Enfin, la complexité croissante du cadre juridique des collectivités territoriales, la difficulté de sa connaissance et de son interprétation en temps réel et de l’adaptation permanente de nos activités à ce cadre mouvant nécessite une capacité d’alerte en cas d’écart constatés ou de délais trop longs d’adaptation. L’analyse des risques liés à cette incertitude et aussi un enjeu permanant à intégrer au pilotage de nos politiques.

Missions / conditions d'exercice

Le service système d’information financier et sécurisation intervient dans l’utilisation de progiciels de gestion et la connaissance de la réglementation relative aux finances publiques, aux marchés publics et aux subventions publiques. Il collabore également à la construction du plan continuité d’activité (PCA) zéro numérique de la direction des finances.

Sous la responsabilité du chef de service, vous exercez les missions suivantes :

• Au niveau du progiciel de passation des marchés principalement :

- Référent Métier, vous apportez à l’utilisateur une aide en matière d'appropriation et d’utilisation des logiciels, en période de déploiement ou autre, et contribue à résoudre toute difficulté que celui-ci rencontre.

- vous contribuez à la conduite du changement.

- vous signalez aux acteurs projet les demandes d'évolutions et les dysfonctionnements.

Plutôt spécialisé sur un métier ou un processus, vous aidez et conseillez l’utilisateur à bien utiliser ses logiciels (utilisateur en interne ou en externe au Département). Vous organisez des formations grâce à différents outils.

En relation avec les directions métiers, la Direction des Services Numériques et l’éditeur des logiciels, vous intervenez directement auprès des différents acteurs.

Garant de la qualité et de la performance du fonctionnement des applications de son domaine, vous effectuez une analyse qualitative et quantitative des données (au travers du logiciel ou de requêtes qu’il développe).

- vous analysez les besoins, développe et maintient des éditions personnalisées (états, etc.) et élaborez des tableaux de bord, des états statistiques ou des listes de contrôle.

- vous gérez et alimentez les espaces collaboratifs sur l'intranet du Département.

- vous participez, entre autres, à la gestion des tiers, des droits d’accès et des habilitations des utilisateurs, des référentiels et aux paramétrages des logiciels.

- vous assurez et coordonnez les activités d'évolution et de maintenance corrective et applicative du système dont il est responsable.

- vous supervisez la résolution des incidents qui lui sont remontés, et veillez au respect du contrat de services dans toutes ses composantes (qualité, sécurité, etc.).

- vous êtes aussi le garant du maintien des connaissances fonctionnelles et techniques nécessaires à la pérennité de l’application (cahiers des charges, recettes applicatives, normes, méthodes, documentation, procédures, cartographie applicative).

- vous vous assurez que les produits logiciels et matériels seront conformes aux besoins traduits en spécifications (paramétrage, référentiels, organisation, conception et déroulement de tests en vue de la qualification). Cela concerne la réglementation, les systèmes existants, les évolutions, les corrections d’incidents, ou les nouveaux produits.

- vous analysez et conseillez l’utilisateur sur la meilleure utilisation possible du ou des progiciels. Vous assistez et apportez votre maîtrise sur le module progiciel dont vous avez l’expertise et les processus de modélisation associés.

- vous prototypez et paramétrez les nouveaux composants progiciels pour répondre aux évolutions souhaitées dans le respect des normes et procédures applicables et appliquées dans la structure.

• Au niveau de l’Infocentre

- vous apportez une réponse aux besoins des utilisateurs dans l’élaboration de requêtes simples (Business Object, Bi-Publisher, etc.).

Profils recherchés

Savoirs :

- Formation Bac + 2 ;

- Grande aptitude à la découverte et à l’utilisation de progiciels ;

- Expérience dans la gestion de projets ;

- Expérience de la suite progicielle SIS marchés serait un plus ;

- Bonne connaissance de la réglementation de la commande publique.

Savoir-faire :

- Compétences informatiques appréciées (Business Object, Bi-Publisher, SQL, Eclipse, Java, HTML, PHP, Access, etc.) ;

- Capacités d’organisation et de gestion des priorités ;

- Capacités d’animation de formations pour les utilisateurs ;

- Capacités rédactionnelles ;

- Maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, etc.).

Savoir-être :

- Esprit de synthèse et d’analyse ;

- Aisance relationnelle ;

- Aptitude au travail en équipe ;

- Disponibilité (capacité à se mettre au service des utilisateurs), pédagogie et capacité d’adaptation ;

- Autonomie ;

- Rigueur, méthode et logique ;

- Réactivité.