Assistant (h/f) au secrétariat du directeur de cabinet

Descriptif de l'emploi

Au sein du Cabinet, vous apportez un appui organisationnel et administratif au secrétariat du Directeur de cabinet, sous la coordination de l’assistante principale. À ce titre, vous contribuez au bon fonctionnement quotidien du Cabinet et à la qualité des relations avec ses différents interlocuteurs.

Missions / conditions d'exercice

Accueil et relations avec les interlocuteurs : vous assurez l’accueil physique et téléphonique du secrétariat, en adaptant votre communication à la diversité des interlocuteurs (élus, services internes, partenaires institutionnels, usagers).

Gestion du courrier et des sollicitations : vous traitez, enregistrez et diffusez le courrier entrant et sortant via le logiciel Flower. Selon les situations, vous préparez des accusés de réception, des projets de réponse ou orientez les demandes vers les interlocuteurs compétents.

Suivi administratif et appui rédactionnel : vous assurez la relecture et le suivi des parapheurs. Vous rédigez ponctuellement des notes de synthèse à partir des éléments transmis par les services.

Gestion des contacts et de l’information : Vous recherchez des informations et veillez à la mise à jour régulière des fichiers de contacts institutionnels (cabinets de mairies, conseils départementaux, régionaux, ministères, etc.).

Organisation logistique et événementielle : vous participez à l’organisation des événements protocolaires (remises de médailles, départs en retraite) en lien avec les services concernés : préparation des supports d’invitation et suivi des réponses. Vous assurez également la gestion des réservations des salles de réunion relevant du Cabinet du Président.

Conditions et contraintes d’exercice du poste : travail en binôme, disponibilité et souplesse dans les horaires.

Horaires de nuit, travail le week-end et jours fériés : uniquement lors des soirées électorales.

Profils recherchés

Le poste est ouvert aux rédacteurs territoriaux titulaires (mutation, détachement, liste d’aptitude) ainsi qu’aux agents contractuels, conformément aux dispositions en vigueur, titulaires a minima d’un diplôme de niveau baccalauréat. Le ou la candidat(e) devra disposer d’une bonne connaissance de l’environnement administratif et institutionnel et d’une maîtrise des procédures administratives.

Savoir-faire (compétences opérationnelles) :

Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique, adaptées à des interlocuteurs variés et institutionnels

Assurer la gestion, la diffusion et la bonne orientation de l’information

Organiser son activité avec méthode, gérer les priorités et anticiper les échéances

Rédiger des écrits professionnels de qualité (courriers, notes, synthèses)

Concevoir et suivre des outils de pilotage (tableaux de bord, suivi d’activité)

Assurer le classement et l’archivage des documents

Travailler en transversalité avec les différents interlocuteurs (assistantes, services, partenaires)

Savoir-être (compétences comportementales) :

Faire preuve de discrétion et respecter strictement la confidentialité

Adopter une posture professionnelle garantissant l’image du Président et du Cabinet

Faire preuve de diplomatie dans les relations professionnelles

Réactivité et disponibilité

Faire preuve d’adaptabilité et de capacité à gérer des situations variées

S’investir avec rigueur et sens du service public

Faire preuve d’autonomie dans l’organisation de son travail

Connaissances et outils :

Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Aisance dans l’usage d’Internet et des outils numériques

Connaissance des règles de gestion administrative et des circuits de traitement de l’information (appréciée)