Assistant juridique et instances (h/f)

Descriptif de l'emploi

L’Assistant juridique et instances (h/f) assure un appui administratif et juridique auprès du responsable de service et contribue à la préparation, au suivi et à la sécurisation des dossiers relevant des affaires juridiques et des instances.

Missions / conditions d'exercice

Assurer un appui juridique et administratif

• Effectuer des recherches juridiques et réglementaires en lien avec les dossiers traités par le service.

• Participer à l’analyse et au suivi des dossiers juridiques.

• Contribuer à la préparation de notes, courriers, réponses et documents administratifs.

• Assurer une veille juridique et réglementaire sur les domaines relevant des compétences de la collectivité.

• Identifier les évolutions réglementaires susceptibles d’avoir un impact sur les procédures de la collectivité.

• Participer à la sécurisation juridique des actes et procédures administratives.

Participer à la préparation et au suivi des instances

• Participer à la préparation des séances du Conseil municipal et des commissions spécialisées

• Recueillir, vérifier et mettre en forme les rapports et projets de délibération transmis par les services et saisine via plateforme dématérialisée

• Contrôler la complétude des dossiers et veiller au respect des délais.

• Participer à la constitution et à la diffusion des dossiers destinés aux élus.

• Assurer le suivi administratif des délibérations et décisions.

• Participer à la rédaction et/ou à la mise en forme des procès-verbaux et comptes rendus des séances.

• Assurer le classement, l’archivage et la traçabilité des documents liés aux instances.

Assurer le suivi des actes administratifs

• Participer au contrôle formel des actes soumis aux instances.

• Assurer le suivi du circuit de validation et de signature des actes.

• Participer à la transmission des actes au contrôle de légalité.

• Assurer le suivi des retours et observations des services de l’État.

• Veiller à la bonne conservation et à l’archivage des actes.

Accompagner les services

• Apporter un premier niveau d'information aux services sur les procédures administratives et juridiques.

• Accompagner les services dans la préparation des dossiers soumis aux instances.

• Sensibiliser les services au respect des procédures, des délais et du cadre réglementaire.

• Assurer une relation régulière avec les directions et services de la collectivité.

Activités spécifiques :

• Participer au suivi des contentieux en lien avec le responsable juridique et/ou les conseils de la collectivité.

• Assurer le suivi administratif des dossiers précontentieux et contentieux.

• Participer à la préparation des dossiers transmis aux avocats et conseils juridiques.

• Contribuer à la gestion des conventions, contrats et autres actes administratifs.

• Participer à la mise à jour des procédures et outils de suivi du service.

Profils recherchés

Formation en droit public, administration publique ou gestion administrative appréciée

Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales

Connaissance du fonctionnement des collectivités et de leurs instances

Connaissance des règles relatives aux actes des collectivités territoriales et au contrôle de légalité

Maîtrise des règles de rédaction administrative

Intérêt pour le droit public et la réglementation applicable aux collectivités territoriales

Compétences

Capacité à rechercher et analyser une information juridique

Capacité à appliquer des procédures et à respecter un cadre réglementaire

Qualités rédactionnelles et esprit de synthèse

Maîtrise des outils bureautiques et des outils de gestion administrative

Capacité à organiser et suivre plusieurs dossiers simultanément

Aptitude à travailler dans le respect de délais contraints.

Capacité à assurer la traçabilité et la confidentialité des informations

Qualités professionnelles

Rigueur et méthode

Organisation et sens des priorités

Discrétion et respect de la confidentialité

Esprit d'analyse et de synthèse

Qualités relationnelles et sens du travail en équipe

Autonomie et capacité d'initiative

Sens du service public