Assistant manager (h/f)

Descriptif de l'emploi

Réparties en 4 zones pour couvrir le territoire de la MEL, les unités territoriales œuvrent au quotidien aux côtés des communes et des partenaires institutionnels pour l’aménagement des espaces publics et leur gestion. Elles s'occupent principalement de trois domaines : l’entretien voirie, l’assainissement collectif et la signalisation.

Au sein de l’unité territoriale de Tourcoing – Armentières, de la direction Espace Public et Voirie, nous recherchons notre futur assistant de manager qui accompagnera le chef de service et l’ensemble du service.

Missions / conditions d'exercice

Au sein de l’unité territoriale de Tourcoing - Armentières, nous recherchons un assistant de manager pour apporter un véritable appui en termes d’organisation du temps, de traitement de l’information et de suivi des dossiers.

Vos missions consisteront à fournir un soutien administratif essentiel pour assurer le bon fonctionnement de l’entité, notamment :

Organiser la gestion du temps et l’agenda de votre chef de service (prise de rendez-vous, organisation et planification de réunions complexes…)

Faciliter la communication entre vos encadrants, les différentes unités fonctionnelles de l'unité territoriale, les directions de la MEL, les mairies et les citoyens.

Réaliser l’accueil téléphonique et physique en garantissant la gestion de l’information

Assurer le traitement, le suivi et l’archivage des courriers et proposer vos idées dans le but d’améliorer le processus gestion du courrier

Garantir la logistique administrative de l’entité (gestion des fournitures de bureau, coordination des déplacements, réservation des salles de réunion)

Réaliser en fonction des dossiers suivis, la rédaction de certains courriers spécifiques, documents ou notes

Participer aux réunions de service, préparer l’ordre du jour, prendre des notes, établir le compte-rendu

Participer à la préparation des dossiers et rédiger les comptes rendus

Assurer la coordination d’un pool d’assistants de manager et/ou la coordination et le suivi des dossiers

Gérer la partie RH en qualité de référent temps de travail via logiciel Chronos (accident de travail, arrêt maladie, congés,..)

Profils recherchés

Vous êtes titulaire de catégorie C et/ou vous disposez d’une expérience réussie sur un poste similaire en recherche d’un nouveau défi professionnel enrichissant.

Vous apportez un véritable appui contribuant à la gestion efficace des tâches administratives et à la coordination des dossiers de l’unité territoriale.

Vous êtes une personne proactive, polyvalente et vous n’hésitez pas à anticiper les besoins de votre manager.

Vous faites preuve d’aisance dans la rédaction de comptes rendus de réunion, de courriers…

Vos compétences informatiques ne sont plus à démontrer, en effet, vous maitrisez les logiciels du pack office et présentez une curiosité sur des logiciel métiers.

La confidentialité et la discrétion font partie intégrante de vos valeurs professionnelles.

Enfin, si vous possédez une appétence ou curiosité pour la thématique Voirie, c’est un plus !

Poste basé au sein de l’unité territoriale de Tourcoing - Armentières, 57 rue du Dronckaert à RONCQ

Poste ouvert au télétravail (1 jour par semaine)