ASSISTANT OU ASSISTANTE DE DIRECTION

Descriptif de l'emploi

Assistante de Direction de Monsieur le Maire

Missions / conditions d'exercice

- Préparer les dossiers des instances et des réunions, en interne comme en externe.

- Rechercher et ordonnancer les informations auprès des services de la Collectivité.

- Transmettre les documents dans les délais.

- Intervenir si besoin en appui sur les dossiers.

- Utiliser et maîtriser l'outil informatique (suite des logiciels Office, internet) afin de rédiger les différents documents : comptes rendus, rapports, e-mails.

- Traiter les flux de courriers entrants et sortants.

- Recevoir et réorienter les courriers électroniques.

- Réceptionner, enregistrer, vérifier les dossiers et les archiver lorsque nécessaire.

- Intervenir sur des outils de gestion de flux décisionnels (progiciels de gestion, bases de données) pour leur constitution, leur mise à jour et la production d’extractions.

- Assembler, trier, classer et archiver des documents.

- Synthétiser et présenter des informations.

- Effectuer des premiers niveaux de recherche documentaire sur internet ou sur les bases d’information de la Collectivité.

- Assurer la gestion des priorités, alerter et agir pour le respect des échéances liées aux processus de la Collectivité.

- Gérer l’agenda de l’entité ou du/des responsables, planifier, organiser et suivre les rendez-vous.

- Renseigner les tableaux de suivi des activités de la Collectivité.

- Assurer l'organisation pratique des réunions et des missions (réserver salles ou lieux, inviter les participants, tenir des listings officiels).

- Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages.

- Prioriser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou d’importance.

- Offrir un premier niveau de renseignement, orienter l’interlocuteur vers le service compétent.

- Garantir la confidentialité.

- Intervenir dans le cadre de processus fonctionnels ou opérationnels de la Collectivité pouvant inclure les processus de gestion, financiers et RH.

- Assurer les relances et demandes diverses permettant de garantir la bonne conduite du processus.

- Proposer si besoin des évolutions concernant les processus en place.

- Assurer le suivi, commander les matériels nécessaires à la bonne exécution du travail du service.

Profils recherchés

- Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales ;

- Maîtrise des techniques d’assistanat de direction ;

- Techniques d’expression orale et écrite ;

- Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire ;

- Rédaction de notes de synthèses, comptes rendus, courriers, etc.

- Maîtrise des procédures administratives ;

- Connaissance de l’environnement public ;

- Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi.

- Organiser l’agenda, prise de rendez-vous, hiérarchisation de priorités ;

- Rédiger, préparer les documents à produire, comptes rendus, tableaux d’activité ;

- Maitrise de l’ensemble des outils du Pack Office ;

- Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve ;

- Capacité à travailler en équipe ;

- Très bonne capacité de rédaction (orthographe irréprochable) et de synthèse.

- Très bonne expression orale ;

- Très bon sens de l’organisation, esprit d’initiative et autonomie ;

- Engagement, disponibilité ;

- Rigueur, fiabilité et discrétion ;

- Esprit d’initiative, proactivité ;

- Réactivité et capacités d’adaptation ;

- Organiser, gérer, anticiper ;

- Evaluer des informations ;

- Bonne présentation.