assistant ou assistante de gestion administrative

Descriptif de l'emploi

Au sein des services techniques de la commune d'Allaire, le/la gestionnaire administratif·ve assure l'appui administratif, financier et organisationnel du directeur des services techniques et des responsables d'équipe. Interface entre les élus, les entreprises, les usagers et les agents, il/elle assure le suivi des marchés et des devis, la gestion administrative de la voirie, un soutien administratif à la chargée d'urbanisme pour l'enregistrement des dossiers, le suivi RH de proximité (congés/RTT).

Missions / conditions d'exercice

Missions principales

Appui de direction et secrétariat des services techniques

Rédaction et mise en forme de courriers, notes et documents administratifs

Gestion des parapheurs et suivi du circuit de signature

Organisation et suivi des dossiers du DST

Appui administratif et informatique aux responsables d'équipe

Gestion administrative et financière

Suivi des devis : réception, classement, transmission, relance, tableaux de suivi

Appui à la préparation et au suivi administratif des marchés publics (analyse de la complétude administrative, dépôt sur Mégalis)

Voirie et urbanisme

Traitement et enregistrement des DT/DICT

Instruction des arrêtés et permissions de voirie

Renfort au service urbanisme : enregistrement des demandes ; pré-instruction des CUa, DP simples et DIA, affichage réglementaire, numérotage sur la base d'adresse locale (BAL)

Ressources humaines de proximité

Suivi des plannings, congés et astreintes (ManaTime, OpenGST)

Vérification des fiches de déclaration d'heures

Suivi des habilitations et permis de conduire des agents

Organisation des entretiens individuels

Manifestations et logistique communale

Coordination logistique avec les associations et les services

Suivi du patrimoine et outils numériques

Tenue des bases de données patrimoniales (matériel, véhicules, contrats)

Paramétrage et exploitation des outils métier et appui à leur modernisation

Profils recherchés

Profil recherché

Formation administrative de niveau Bac +2 ou expérience équivalente

Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

Notions en marchés publics et bases budgétaires/comptables

Maîtrise des outils bureautiques et à l'aise avec les outils métier (OpenGST, Mégalis, Sogelink, Isigéo)

Rigueur, autonomie, sens de l'organisation et qualités relationnelles

Discrétion professionnelle et polyvalence