Assistant ou assistante de gestion administrative

Descriptif de l'emploi

La commune recrute un agent polyvalent à temp non complet pour assurer :

- L'accueil et les relations avec le public

- L'Etat civil

- L'urbanisme

- La comptabilité

- La gestion du portail famille

- La gestion du cimetière communal

- L'administration générale

Missions / conditions d'exercice

- L'accueil et les relations avec le public :

* Accueillir physiquement et téléphoniquement

* Ecouter, renseigner et orienter les usagers vers les services ou interlocuteurs compétents

* Répondre aux demandes courantes et transmettre les informations nécessaires

* Gérer les courriers entrants et sortants ainsi que les courriels

* Assurer une première information sur les démarches administratives.

- Etat civil

* Constituer et mettre à jour les dossiers d'état civil

* Etablir et délivrer les actes de l'état civil

* Préparation des dossiers mariage et de PACS

* Assurer les échanges avec les administrations et organismes concernés

*Veiller à la tenue et à la conservation des registres

- Urbanisme

* Accueillir et renseigner sur les démarches d'urbanisme

* Réceptionner et enregistrer les demandes et dossiers : DP, PC, CU...

* Assurer le suivi administratif des demandes

* Informer les demandeurs de l'avancement de leurs dossiers et des décisions prises

* Assurer le classement et l'archivage des dossiers d'urbanisme

- Comptabilité

* Enregistrer, comptabiliser et saisir les dépenses et les recettes

* Assurer le suivi des factures en attente et des éventuels rejets

* Echanger avec les fournisseurs en cas de difficulté ou d'anomalie

- Gestion du portail famille

* Assurer la gestion et la mise à jour du fichier

* Enregistrer les inscriptions et les informations relatives aux enfants et aux familles

* Assurer le suivi administratif des dossiers

* Répondre aux demandes des familles concernant les inscriptions et la gestion administrative

- Gestion du cimetière communal

* Gérer les demandes de concessions et leur renouvellement

* Préparer les documents administratifs relatifs aux concessions, inhumations et opérations funéraires

* Renseigner les familles et les entreprises de pompes funèbres

* Participer à la mise à jour du plan et du fichier du cimetière

- Administration générale

* Rédiger et mettre en forme les courriers et documents administratifs

* Participer à la préparation et au suivi des délibérations et arrêtés, selon les missions confiées

* Assurer le classement et l'archivage des documents communaux

* Assurer le suivi des dossiers administratifs confiés par le maire

* Participer à la gestion quotidienne de la mairie et au bon fonctionnement du service

Profils recherchés

* Connaissance du fonctionnement des collectivités locales

* Notions en droit administratif et règlementation de l'état civil

* Notions en urbanisme

* Notions en comptabilité publique

* Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel...), logiciels JVS Mairistem serait un plus.

* Rigueur, organisation et discrétion de traitement des dossiers

* Sens du service public et des relations avec les administrés

* Polyvalence et capacité d'adaptation