Assistant recrutement / formation (h/f)

Descriptif de l'emploi

Au sein du Pôle Administratif du Service Recrutement, Formation et Evolution Professionnelle composé de 4 assistantes et sous l’autorité du Chef de service, vous assurez l’ensemble de la gestion administrative.

Missions / conditions d'exercice

En lien avec le recrutement :

- Constitution des dossiers administratifs

- Gestion des visites médicales

- Demande de B2 et FIJAIS

- Gestion et suivi des courriers sur i-parapheur

- Organisation administrative des Commissions de recrutement

- Prise de RDV et réservation de la salle d’entretien.

En lien avec la Formation :

- Instruction des demandes de stage école, des demandes de contrat d’apprentissage et service civique

- Traitement et suivi des demandes de formation des agents et inscriptions auprès des organismes (plateforme IEL, etc…)

- Actualisation des données sur le logiciel de formation (Ciril formation)

- Traitement et suivi financier des formations payantes (bon de commande, engagement ...)

- Gestion de la logistique des stages intra / union

- Secrétariat (note d’information, attestation de formation, convocation)

- Ouvertures de formations intra et organisation logistique des différents stages

- Diffusion des actualités (préparations concours…) sur Intralog

- Suivi des formations diplômantes et certifiantes animation

- Actualisation des tableaux de bords et établissement de statistiques.

Tâches communes aux assistantes du service :

- Informer, conseiller, assister les agents et les demandeurs d’emploi

- Enregistrement du courrier sur le logiciel Maarch Courrier

- Réponse aux candidatures

- Gestion des boîtes mail générique du service

- Classement

- Archivage

Profils recherchés

- Maîtrise Pack Office

- Connaissances sur le statut de la fonction publique territoriale

- Discrétion

- Rigueur, autonomie

- Qualités relationnelles et rédactionnelles