Assistant services à la population (h/f)

Descriptif de l'emploi

Accueil des administrés à la mairie, ainsi qu'à l'agence postale. Poste à mi-temps

Missions / conditions d'exercice

ACCUEIL ET RELATION AVEC LE PUBLIC :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public ;

• Accueillir, informer et conseiller les usagers ;

• Orienter les administrés vers les services municipaux ou organismes compétents ;

• Transmettre les communications téléphoniques, prendre des messages et les restituer aux agents municipaux et aux élus.

MISSIONS DE SECRETARIAT :

• Assurer des prestations courantes de secrétariat (gestion du courrier, rédaction d’arrêtés municipaux (voirie, buvette, travaux…) ;

ÉTAT CIVIL :

L’agent assure, dans le cadre de ses compétences et des délégations qui lui sont confiées :

• Délivrance des copies ou extraits d’acte d’état civil et livret de famille (logiciel Berger Levrault) ;

• Délivrer des documents et actes conformément à la réglementation (attestations de recensement citoyen, attestations d’accueil…).

SERVICES POSTAUX :

L’agent assure l’accueil et les opérations postales proposées aux habitants.

• Accueillir les usagers ;

• Assurer l’affranchissement des lettres et colis ;

• Assurer la vente de timbres-poste et des emballages Colissimo ;

• Réceptionner les dépôts de courrier ;

• Assurer les opérations de dépôt et de retrait d’espèce, des lettres et colis, notamment des recommandés.

Profils recherchés

Savoirs :

• Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement d’une mairie notamment d’un service à la population ;

• Connaissance des missions et compétences des collectivités territoriales ;

• Connaissance des principes du service public ;

• Connaissance des procédures administratives ;

• Connaissances dans les domaines de l’état civil, ;

• Connaissance des règles de confidentialité et de protection des données ;

Savoir-faire :

• Accueillir et renseigner différents publics ;

• Identifier et analyser une demande ;

• Orienter efficacement un usager ;

• Appliquer une procédure administrative ;

• Rédiger des courriers et documents administratifs ;

• Maîtrise de l’outil informatique et de la bureautique.

• Utiliser les logiciels métiers ;

• Respecter les délais et les procédures ;

• Manipuler des fonds et assurer une tenue rigoureuse de caisse ;

• Gérer les situations sensibles ou conflictuelles.

Savoir-être :

• Sens du service public ;

• Sens de l’accueil ;

• Qualités relationnelles ;

• Écoute et disponibilité ;

• Discrétion et respect de la confidentialité ;

• Rigueur et méthode et organisation ;

• Autonomie ;

• Réactivité ;

• Diplomatie ;

• Maîtrise de soi ;

• Empathie, notamment dans le cadre des démarches funéraires ;

• Esprit d’équipe ;

• Adaptabilité et polyvalence.