Assistant services à la population (h/f)

Descriptif de l'emploi

La Ville de Déols, 3ème commune du département de l'Indre, recrute un(e) agent(e) des services à la population, affecté(e)

dans une équipe constituée d'un chef de service, d'un responsable et d'un agent. Il aura en charge la gestion administrative dans les domaines de l'état civil, des élections, des cimetières, et gèrera l'accueil physique et téléphonique du public.

Missions / conditions d'exercice

Vos missions principales seront les suivantes :

Etat civil :

- Constituer les dossiers liés à l'état civil et rédaction des actes : naissances, reconnaissances, changement de nom, mariages,

décès, PACS, actes demandés par les usagers et les officiers publics/privés (notaires, ... )

- Réponses aux courriers des usagers, mentions, livrets de famille, légalisations de signature

- Instruction des demandes de carte d'identité, passeport

- Inscription des citoyens sur la liste électorale

Elections :

- Inscriptions électorales, radiations

- Organisation des réunions de la commission de contrôle des listes électorales

- Organisation administrative des scrutins, et tenue du bureau centralisateur

Cimetière :

- Tenue et mise à jour du registre d'inhumations

- Renouvellement de concessions

- Achats, conversions de concessions

- Délivrance de documents funéraires : autorisation fermeture de cercueil, autorisation crémation, permis d'inhumer

- Gestion administrative des exhumations et réinhumation dans la commune de départ

- Accueil et accompagnement des familles

Accueil physique et téléphonique du public :

- Accueillir, renseigner et orienter le public en présentiel et par téléphone ;

- Orienter le public et les appels vers les services ou organismes compétents ;

- Annoncer les visiteurs ;

- Gérer l'affichage de l'information ;

- Noter et transmettre les messages aux différents services en récoltant les informations essentielles (identité, coordonnées,

objet) ;

- Gestion des demandes (circuit de la demande).

- Gestion des locations de salle.

Votre mission secondaire sera la suivante :

En tant que coordonnateur suppléant du Recensement de la population :

- Constitution et organisation de l'équipe des agents recenseurs, en appui à votre responsable de service.

- Implication pendant toute la durée de la campagne de recensement.

Conditions d'exercice :

Temps de travail : 37h30 annualisées

Horaires de travail : du lundi au jeudi : 8h30-12h00 et 13h30-17h30, le vendredi : 8h30-12h00 et 13h00-17h00

Droit aux congés : 25 jours de congés annuels, 14 jours de RTT

Avantages liés à la collectivité : CNAS, CET, Régime indemnitaire (IFSE+CIA), NBI, participation employeur pour mutuelle et prévoyance.

Profils recherchés

Bénéficiant d'une expérience significative réussie sur un poste équivalent, et ayant une véritable appétence pour la relation aux usagers, ainsi que pour le service public, vous détenez les savoirs suivants :

SAVOIR-FAIRE :

- Connaissance des techniques d'accueil du public et excellente maîtrise,

- Très bonnes connaissances en matière d'état civil et de procédures funéraires indispensables,

- Maitrise des outils bureautiques et logiciel métier ARPEGE,

- Connaissance de l'environnement professionnel.

SAVOIR-ÊTRE :

- Sens aigu du service public

- Sens de l’accueil et de la courtoisie, amabilité, écoute et dialogue

- Calme, maitrise de soi, gestion de son stress

- Rigueur et sens de l'organisation

- Discrétion et confidentialité

- Autonomie et polyvalence

- Aptitude pour le travail en équipe