Assistant services à la population (h/f)

Descriptif de l'emploi

Assure l’accueil physique, téléphonique et le suivi des dossiers concernant l’urbanisme, les élections, l’Etat Civil et le cimetière.

Une connaissance générale des divers domaines gérés par la commune est nécessaire du fait du binôme à l’accueil du public.

Missions / conditions d'exercice

URBANISME

- Accueillir téléphoniquement et physiquement des personnes en relation avec l’Urbanisme,

- Vérifier les dossiers relatifs aux autorisations d’occupation du sol avant envoi au service instructeur et enregistrement sur Operis,

- Instruire les dossiers de « Déclaration Préalable » simples : clôture, travaux modifiant l’aspect extérieur sans changement de destination ni création de surface, panneaux solaires et photovoltaïques,

- Les demandes d’alignement, les Certificats d’Urbanismes d’information, les renseignements urbanisme à répondre aux notaires, déclaration d’intention d’aliéner.

- Assurer les tâches administratives liées à l’urbanisme.

- Préparation de la CCID

ELECTIONS

- Accueillir téléphoniquement et physiquement des personnes en relation avec les Elections,

- Prise des inscriptions et enregistrement des données sous le logiciel,

- Préparation des élections : suivi et application des notes des services de l’Etat,

- Convocation, organisation et suivi de la commission électorale,

- Préparation matérielle des élections,

- Préparation et organisation des élections : révision listes électorales, mise en place du matériel le matin avant le scrutin, participation aux opérations de dépouillement le soir,

- Préparation et suivi des Jury d’assise

CIMETIERE

- Accueillir téléphoniquement et physiquement les administrés, les pompes funèbres, relation avec ayants droits des concessions,

- Elaboration des actes de concessions, de renouvellement,

- Encaissement des ventes de concessions (mandataires),

- Gestion du cimetière,

- Utilisation du logiciel métier cimetière,

- Elaboration du règlement du cimetière et mise à jour éventuelle,

- Délivrance d'autorisations liées au cimetière.

ETAT CIVIL

- Accueillir téléphoniquement et physiquement des personnes en relation avec l’Etat Civil,

- Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil,

- Établissement des dossiers de mariage / PACS / Parrainage Civil / Changement de nom et/ou prénom / demande de second livret de famille,

- Tenue administrative des registres d'état civil,

- Préparation des mariages, PACS et parrainage civil,

- Appréciation du certificat médical en cas de décès,

- Formation des officiers d'état civil.

MISSIONS ET ACTIVITES ACCESSOIRES

- Assure la continuité du service « Secrétariat Accueil » en l’absence de l’agent chargé de l’accueil,

- Assurer des tâches administratives diverses,

- Assister l’élu lors des cérémonies de mariage et PACS, parrainage civil

- Archivage des documents « Urbanisme – Etat Civil – Cimetière – Elections »,

- Suivi de mise en conformité de l’assainissement des administrés,

- SPANC (CC4V) : inscriptions pour vidanges de l’assainissement individuel,

- Mandataire de la régie unique de recettes,

- Remise à jour de la défense incendie.

Profils recherchés

COMPETENCES SOUHAITEES

- CAP / BEP

- Baccalauréat

- Maitrise de l’informatique

SAVOIRS-FAIRE

- Maîtriser l’outil informatique : Word, Excel, logiciels BERGER LEVRAULT, logiciel LOGICIM (cimetière), GEOLOIRET, OPERIS

- Appliquer la règlementation en vigueur dans les domaines de compétences indiqués.

SAVOIRS-ÊTRE

- Sens du Service Public

- Polyvalence

- Rigueur et respect de la règlementation

- Ecoute et capacité de communication

- Sens de l’organisation

- Respect du devoir de réserve et de la confidentialité

- Sens de la réactivité