Assistant services à la population (h/f)

Descriptif de l'emploi

Au sein d'une collectivité, il ou elle accueille, oriente et renseigne le public.

Sous l'autorité du responsable des services administratifs, vous êtes le premier interlocuteur du public. Vous assurez l'accueil physique et téléphonique de la mairie d'une commune de 4 100 habitants.

Accueil du public : Accueillir, orienter et renseigner les usagers (physique, téléphone, courriels).

État civil / Démarches : Assurer la délivrance de documents courants (attestations, actes d'état civil, ..)

Secrétariat divers : Gestion du courrier (réception, affranchissement, distribution),

Participation transversale : Relais avec les autres services (urbanisme, élection, scolaire, comptabilité, …)

Gérer le standard téléphonique, filtrer et transférer les appels vers les services compétents.

Vous assurerez également un soutien au service comptabilité :

Saisie des bons de commande et transmission aux fournisseurs

Suivi et analyse des factures fournisseurs sur Chorus Pro

Préparation des pièces comptables dépenses/recettes

Missions / conditions d'exercice

- accueillir et orienter le public (accueil physique et téléphonique ;

- gérer les formalités administratives courantes ;

- gérer les demandes relatives à l'état civil ;

- gérer les autorisations d'occupation des sols ;

- tenir les listes électorales ;

- réaliser des tâches de secrétariat ;

- saisir des engagements et des mandatements ;

- identifier et orienter des demandes d'aide sociale ;

- gérer le cimetière.

Profils recherchés

- SAVOIRS :

- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité

- maîtriser les techniques rédactionnelles

- connaître et respecter les procédures administratives

- comprendre les enjeux et modalités du recensement

- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics

- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)

- SAVOIR FAIRE :

- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;

- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;

- définir l'organisation logistique des bureaux de vote ;

- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;

- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;

- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;

- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;

- rechercher des informations, notamment réglementaires ;

- vérifier la validité des informations traitées.

- SAVOIR ETRE :

- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;

- être capable de gérer des dossiers très variés ;

- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;

- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).