Assistant services à la population (h/f)

Descriptif de l'emploi

La commune de Chahaignes recherche un(e) agent(e) polyvalent(e) pour assurer des missions d'accueil et de gestion administrative en mairie.

Ce recrutement concerne un deuxième emploi complémentaire, destiné à être exercés par une même personne pour assurer des missions d'accompagnement et de surveillance des enfants dans le cadre du Regroupement Pédagogique Intercommunal (RPI).

Veuillez postuler sur chacune des deux offres afin de finaliser l'emploi à temps non complet.

Agent de service polyvalent : offre n°O0722261021001023

Missions / conditions d'exercice

Sous l'autorité du Maire et de la secrétaire générale de mairie, vous assurerez notamment :

• L'accueil physique et téléphonique du public, l'information et l'orientation des usagers.

• La réception, l'enregistrement et le suivi du courrier et des courriels.

• La réalisation de travaux administratifs courants : saisie, classement, archivage et mise à jour de documents.

• La participation au traitement des dossiers d'état civil et des démarches administratives.

• L'enregistrement et le suivi des dossiers d'urbanisme, en lien avec les services compétents.

• La mise à jour des supports d'information et des affichages municipaux.

• L'appui administratif à la secrétaire générale de mairie et aux élus, selon les nécessités du service.

Profils recherchés

- SAVOIRS :

- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité

- connaître et respecter les procédures administratives

- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics

- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)

- SAVOIR FAIRE :

- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;

- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;

- définir l'organisation logistique des bureaux de vote ;

- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;

- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;

- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;

- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;

- rechercher des informations, notamment réglementaires ;

- vérifier la validité des informations traitées.

- SAVOIR ETRE :

- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;

- être capable de gérer des dossiers très variés ;

- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;

- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).