Assistant services à la population (h/f)

Descriptif de l'emploi

Au sein d'une collectivité, il ou elle accueille, oriente et renseigne le public.

Missions / conditions d'exercice

Sous la responsabilité de la Directrice générale des services, ses missions principales d’Officier d’état civil (par délégation du Maire) sont les suivantes :

1- Etat civil

- Constitution, délivrance et apposition de mentions d’actes d’état civil (naissances, mariages, décès, reconnaissances, consentement, changement de nom ou de prénom) ;

- Suivi des demandes de rectification d’actes d’état civil et transmission au Procureur de la République ;

- Tenue, mise à jour et reliure des registres d’état civil (partenaires : CIG et Tribunal Judiciaire) ;

- Clôture des tables annuelles et décennales et transmission au Tribunal Judiciaire

(1 fois/an) ;

- Transmission des mentions au Greffe du Tribunal Judiciaire (4 fois/an) ;

- Suivi des dossiers de mariages, des avis de publication à mariage, du livret de famille, rectification administrative et PACS ;

- Suivi des demandes extérieures d’auditions de mariages, comptes rendus d’auditions et transmission des avis auprès des autorités compétentes.

2- Affaires Générales

- Légalisation de signature (documents notariés et autres, certificat de vie) ;

- Commande et suivi (inventaire) de la logistique état civil ;

- Enregistrement, délivrance d’attestation de recensement citoyen et envoi trimestriel des fichiers PECOTO / Ma Journée Défense Citoyenneté ;

- Instruction des dossiers d’attestations d’accueil.

3- Cimetière

- Traitement des demandes (déclaration de décès, autorisations diverses…) ;

- Accueil et renseignement du public ;

- Instruction des dossiers de concessions « cimetière » (achats et renouvellements, travaux d’inhumations et d’exhumations en collaboration avec les pompes funèbres, titres de concessions pour les particuliers et titres de recettes pour la Perception) ;

- Reprises de concessions perpétuelles et temporaires (courriers, PV, photos, plaques d’informations…)

4- Elections

- Accueil physique et téléphonique des administrés pour les inscriptions et les modifications sur la liste électorale ;

- Instruction des demandes d’inscription sur liste électorale logiciel provenant de l’INSEE (inscriptions d’office, radiations…) ;

- Impression des cartes électorales, gestion des cartes et propagandes en retour ;

- Participation à la préparation, à la clôture et au transfert ELIRE des commissions électorales ;

- Participer à l’organisation administrative des scrutins et tenue de bureau de vote ;

- Organisation du tirage au sort des Jurés d’Assises, suivi et transmission de la liste au Tribunal Judiciaire.

5- Archivage

-archivage et numérisation

6- Nouvelles technologies et transformation numérique

-Assurer une veille sur les nouvelles technologies et les solutions susceptibles d'améliorer le fonctionnement des services.

7- Gouvernance et valorisation de la donnée

- Participer à la mise en place d'outils, à l'amélioration de la diffusion de l'information auprès des habitants, participer à l'organisation de campagnes d'information ciblées.

Profils recherchés

- SAVOIRS :

- Connaissance du fonctionnement d'une collectivité territoriale,

- Connaissance de l'environnement administratif et réglementaire de l'état civil,

- Connaissance des procédures électorales, cimetière,

- Maitrise des outils bureautiques et numériques

- SAVOIR FAIRE :

- Accueillir et renseigner le public,

- Instruire des dossiers administratifs, appliquer les procédures réglementaires

- Administrer et mettre à jour des bases de données,

- Participer au pilotage des projets numériques

- SAVOIR ETRE :

- Sens du service public,

- Qualités relationnelles et sens de l'accueil,

- Rigueur, orgonisation et autonomie,

- Discrétion et respact de la confidentialité,

- Esprit d'initiative,

- Force de proposition