Assistant services à la population (h/f)

Descriptif de l'emploi

poste a pourvoir suite a mutation

Poste Agent Administratif catégorie C

responsable hiérarchique : Maire et 4eme Adjoint

Missions / conditions d'exercice

- Assurer l’accueil des administrés

- Eau et assainissement : calendrier, facturation, montage de dossier, gestion du budget etc. et les procédures qui s’y rattachent.

- Assurer la gestion et le suivi des dossiers urbanisme en lien avec les services instructeurs

- Gestion et préparation des élections et assurer la relation avec les différents services concernés.

- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques

- Etablir les arrêtés de circulation, DICT

- Développer la communication interne et externe, développer les outils de communication ainsi que les procédures afférentes.

- Effectuer des tâches à la demande du maire et gérer l’agenda du maire et des adjoints

- Gestion des baux ruraux, des vacations des pompiers volontaires et gestion des loyers

- Suppléer à la réservation des salles de la commune

- Suppléer à la tenue et à la mise à jour des registres d’Etat civils

- Suppléer aux commandes des matériels produits entretien et de la bureautique

- Suppléer au traitement des courriers arrivés.

- Suppléer à la Gestion du cimetière : enregistrement des titres, enregistrement sur les registres… Suppléer à l’envoi des convocations au Conseil municipal.

- Suppléer à la rédaction du compte-rendu du Conseil municipal (copie des délibérations prises).

- Assurer le suivi de la sécurité des bâtiments communaux, ERP, parc automobile et sécurité incendie

Suppléer à la gestion comptable (autre que dans les missions principales) en cas d’absence de l’agent qui en dispose

Remplacement de l’agent postal en cas de congés et ou maladie

Profils recherchés

- SAVOIRS :

- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité

- maîtriser les techniques rédactionnelles

- connaître et respecter les procédures administratives

- comprendre les enjeux et modalités du recensement

- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics

- maîtriser les techniques de secrétariat

Maîtrise de l’outil informatique et bureautique « Cerig »et des applications SIRAP (urbanisme)

- SAVOIR FAIRE :

- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;

- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;

- définir l'organisation logistique des bureaux de vote ;

- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;

- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;

- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;

- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers

- rechercher des informations, notamment réglementaires ;

- vérifier la validité des informations traitées.

- SAVOIR ETRE :

- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;

- être capable de gérer des dossiers très variés ;

- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;

- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).