Assistante administrative

Descriptif de l'emploi

La Ville de Valserhône est une collectivité dynamique engagée dans la mise en œuvre de nombreux projets en matière d’aménagement, d’urbanisme et de développement du territoire.

Afin de renforcer ses équipes et d’accompagner l’activité des services Urbanisme et Affaires foncières, la Ville recrute un(e) assistant(e) administratif(ve).

Vos missions :

Rattaché(e) à la Direction de l'Urbanisme et à celle des Affaires foncières, vous assurez des missions administratives permettant le bon fonctionnement et le suivi des activités de ces services.

Le poste est organisé, à titre indicatif, selon une répartition 50 % urbanisme / 50 % affaires foncières.

Cette répartition est susceptible d’évoluer en fonction de la charge de travail, des priorités du service et des besoins de la collectivité en matière d’urbanisme ou d’affaires foncières.

Missions / conditions d'exercice

1. Assurer le suivi administratif des dossiers d’urbanisme

Vous intervenez notamment sur :

• L’accueil et l’information de premier niveau des administrés sur les démarches

d’urbanisme ;

• L’enregistrement, le suivi administratif et le classement des dossiers d’autorisation

d’urbanisme ;

• Le suivi des délais d’instruction et des différentes étapes des procédures ;

• La préparation et la mise en forme de courriers, documents et actes administratifs ;

• Le suivi des demandes et échanges avec les administrés, professionnels et différents

partenaires ;

• La tenue et la mise à jour des tableaux de suivi et outils du service ;

• L’archivage et la dématérialisation des dossiers.

2. Assurer le suivi administratif des affaires foncières – gestion locative

Vous participez notamment :

• A la rédaction et au suivi des actes et conventions relatifs au patrimoine foncier de la

collectivité (conventions, baux d’habitation, baux professionnels, baux commerciaux

…)

• A la gestion des loyers ;

• À la gestion et à la mise à jour des tableaux de suivi des dossiers fonciers ;

• Au classement, à l’archivage et à la sécurisation des dossiers fonciers.

3. Une fonction transversale au sein des services

Selon les besoins, vous pourrez également être amené(e) à :

• Assurer l’accueil téléphonique et physique du service ;

• Apporter un appui administratif aux agents chargés de l’urbanisme et des affaires

foncières ;

• Participer à la préparation de dossiers présentés aux élus et aux instances de la

collectivité ;

• Assurer toute mission administrative nécessaire au bon fonctionnement du service.

Profils recherchés

Vous disposez idéalement d’une première expérience dans le domaine administratif, de préférence au sein d’une collectivité territoriale ou dans un environnement lié à l’urbanisme,

au foncier ou à l’immobilier.

Vous êtes particulièrement reconnu(e) pour :

• Votre rigueur et votre sens de l’organisation ;

• Votre capacité à assurer le suivi de plusieurs dossiers simultanément ;

• Votre aisance relationnelle et votre sens de l’accueil ;

• Votre discrétion et votre respect de la confidentialité ;

• Vos qualités rédactionnelles ;

• Votre capacité à travailler en équipe et en transversalité ;

• Votre autonomie et votre capacité à rendre compte.

Une connaissance de l’environnement territorial et des procédures liées à l’urbanisme ou

aux affaires foncières serait appréciée.

Une maîtrise des outils bureautiques est attendue. La connaissance des logiciels métiers

utilisés en collectivité constituerait un atout.