Assistante administrative

Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité du Maire, de la DGS, la commune de VERRIERES recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e), chargé(e) de l'accueil au guichet unique de la mairie / La Poste, et chargé(e) de la communication.

Missions / conditions d'exercice

Activités principales

• Tâches d’accueil :

Répondre au téléphone et diriger les appels ou renseigner

Accueillir le public et transmettre les informations (mariage, PACS...)

Agent postal au guichet unique (affranchissement, vente de timbres, remise colis...)

Vente de cartes de pêche (régie)

Inscriptions scolaires

Recensement militaire

Interlocuteur privilégié des associations...

• Gestion des équipements communaux :

- information sur les réservations de salles

- gestion des plannings en fonction des demandes des particuliers et des associations

- Etablissement des contrats de location ou des conventions d’occupation des équipements

- encaissement (régie salle des fêtes)

- distribution des clés et suivi

- suivi des états des lieux

- lien avec les agents techniques avant et après les locations de salles

- Suivi des manifestations (recensement du matériel, sollicitation communes extérieures…)

- lien avec les associations

Communication :

Mise à jour des infos municipales sur la borne d'information

Mise à jour site internet en lien avec l'élu

Mise à jour panneaux pocket en lien avec l'élu

Organisation des différentes cérémonies municipales (8 mai, 11 novembre, vœux du maire …)

Suivi des animations municipales (colis de naissances, colis des aînés, repas des aînés …)

Secrétariat :

Enregistrement du courrier arrivé et courrier départ

Rédaction de tous types de courriers

Suivi des stocks des fournitures administratives

Archivages

Activités secondaires :

Diverses tâches de secrétaire de mairie (état civil, urbanisme, cimetière…).

• Moyens mis à disposition

Matériel informatique, logiciel,

Internet, téléphone

Fournitures administratives

• Spécifications du poste

Continuité du service en cas d’absence (polyvalence dans les tâches)

Garant de l’image du service public, attitude, comportement et tenue vestimentaire adaptée,

Position assise quasi permanente, sollicitation visuelle liée aux écrans

Espace de travail partagé

Profils recherchés

Sens du service public

Techniques de communication et d’accueil

Techniques d'écoute active et de médiation

Maîtrise des outils bureautiques et de logiciels

Polyvalence dans les tâches

Rigueur

Analyse et fait évoluer ses pratiques

Discrétion, autonome, disponible, dynamique, organisé et structuré

Ouvert d’esprit, à l’écoute des supérieurs hiérarchiques, de l’équipe

Adapte son comportement à sa fonction (devoir de réserve, exemplarité), bienveillant