Assistante administrative-Conseillère France services

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité de la cheffe de service du Pôle Accompagnement Citoyen (PAC), il/elle accueille renseigne, accompagne et oriente les usagers (en présentiel et par téléphone).

L’agent(-e) exerce les missions de conseillère France Service en accompagnant les usagers dans leurs démarches administratives.

Il/elle assure le remplacement de l’agent en charge de la gestion administrative du service de portage de repas en son absence.

L’agent(-e) assure également des missions administratives liées au fonctionnement du service.

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITÉS ET TÂCHES PRINCIPALES

MISSION 1 -GERER L’ACCUEIL DU PUBLIC ET L’OUVERTURE DE FRANCE SERVICES :

o Assurer l’ouverture et la fermeture du site sur les créneaux définis

o Accueillir, renseigner, accompagner et orienter le public (en présentiel et par téléphone) sur un premier niveau d’informations.

o Faciliter l’accès des partenaires et répondre à leurs besoins logistiques

o Gérer l’agenda France services (rendez-vous sur site, itinérances, permanences partenaires)

o Réserver les salles nécessaires à l’activité du PAC

o Faciliter l’accès au poste de travail libre-service

o Accompagner les usagers dans l’utilisation des outils numériques pour favoriser leur autonomie

MISSION 2 - ANIMATION FRANCE SERVICES

o Accompagner les usagers dans leurs démarches administratives

o Rechercher l’information auprès des partenaires institutionnels (formation initiale assurée par les services de l’État)

o Faciliter l’accès aux équipements numériques

o Orienter les administrés vers les partenaires compétents

o Préparer et organiser les rendez-vous France services

o Fournir les imprimés et accompagner à la complétude des dossiers

o Effectuer le suivi statistique sur la plateforme France Services, extraire les informations pour les divers compte-rendu d’activité

o Travailler avec le Conseiller numérique de la CDC

o Collecter des informations auprès des différents opérateurs ; les échanger avec le réseau France Services et les transmettre aux usagers.

MISSION 3 - REMPLACEMENT DANS LA GESTION DU SERVICE DE PORTAGE DE REPAS

o Renseigner le public sur le fonctionnement du service de portage de repas.

o Instruire les dossiers des bénéficiaires en utilisant les logiciels métiers.

o Gérer le service portage de repas, en assurant le lien avec les bénéficiaires, les agents de la livraison de repas, les prestataires (Restalliance, Petit Forestier…)

o Traiter les mails, courriers et les appels en lien avec le portage.

o Assurer le suivi statistique du portage

ACTIVITÉS ET TÂCHES SECONDAIRES

- CONTRIBUER A LA GESTION ADMINISTRATIVE DU SERVICE :

o Gérer les appels, prendre les messages, filtrer et orienter les demandes

o Ouvrir, trier et transmettre le courrier à la cheffe de service

o Rédaction de bons de commande, en relais de la cheffe de service

o Saisi des statistiques de l’activité du Pôle Accompagnement Citoyen

o Gérer la logistique : commande de fournitures et matériels

o Gérer l’affichage au sein du PAC (communication interne/externe)

- ASSISTER LA CHEFFE DE SERVICE :

o Assurer la gestion des affaires courantes (compte-rendu réunions, courrier, parapheur, prise de RDV…)

o Contribuer au suivi administratif des dossiers si besoin

ACTIVITES ET TACHES SECONDAIRES :

o Aide à l’organisation et présence sur certains évènements inhérents à la vie du service : portes ouvertes, moments de convivialité, forum, évènementiels...

o Être force de propositions pour renforcer la visibilité du PAC pour les usagers, les autres services, les communes, les partenaires…

o Déplacements occasionnels pour remplacement en itinérances sur les communes de la CDC

RELATIONS FONCTIONNELLES

En interne :

o Echanges quotidiens avec les collègues du service

o Agents de la CDC

En externe :

o Relations directes avec différents publics

o Partenaires institutionnels : CAF, DGFIP, Carsat, CPAM, France Travail, ANTS…

o CCAS, Mairies, MDS, réseau des France Services.

Profils recherchés

Formations et qualifications nécessaires :

o Niveau IV avec formation administrative/sociale

o Permis B

Compétences professionnelles

o Accueil et accompagnement des usagers

o Connaissance des dispositifs sociaux et des partenaires

o Connaissances socles France Services

o Gestion administrative et organisation

o Analyse et traitement des demandes (priorisation et suivi)

o Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Windows, Excel, Internet, messagerie, visio)

o Accompagnement aux téléprocédures

o Utilisation de logiciels métiers (Arche, Mapotempo, Ciril…)

o Communication écrite et orale

o Conception d’outils pratiques (équipe, usagers…)

o Veille réglementaire et diffusion d’informations actualisées

Capacités relationnelles

o Sens de l’écoute et de la reformulation

o Capacité à gérer des situations complexes ou urgentes

o Diplomatie, pédagogie et adaptabilité

Savoir-être

o Rigueur, autonomie et discrétion professionnelle

o Bienveillance et sens du service public

o Sens du travail en équipe

o Adaptabilité aux différents lieux et conditions d’accueil

CDD 6 mois renouvelables

Poste à temps plein (35 heures/semaine) ;

Poste basé au Pôle d’Accompagnement Citoyen

Déplacements sur le territoire (ordre de mission permanent, frais pris en charge)

Possibilité de journées continues pour les remplacements en itinérances France Services

Situations d’urgence possibles

Formation :

Nécessité de situer sa pratique dans le cadre de formations permanentes et / ou continues afin de s’adapter aux évolutions du service et/ou des partenaires

Se former et s’informer auprès des partenaires institutionnels, professionnels et sociaux ;