Assistante administrative des services techniques et de direction

Descriptif de l'emploi

Située au cœur d’un environnement naturel préservé en bord de rivière (Essonne) et intégrant des Espaces Naturels Sensibles, la commune offre un cadre de travail privilégié, au sein d’un territoire dynamique et engagé dans des projets structurants.

Sous la responsabilité du responsable des services techniques et du DGS. L'assistante administrative recueille, traite et coordonne les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif du service technique communal

Aide permanente à l’organisation de la Direction en termes de circulation des informations au sein de la direction et avec les usagers des services aux publics.

Missions / conditions d'exercice

Assistante administrative des services techniques

• Secrétariat du service techniques

• Accueille et renseigne le public

• Gérer le tableau de bord de suivi budgétaire (bons de livraison, commandes et factures)

• Assister le responsable de service dans son suivi administratif

• Assurer le suivi des procédures

• Trier, classer et archiver les documents

• Elaborer les tableaux de suivi des activités du service (ex : planning hebdomadaire, suivi congés, HS)

• Gérer l’organigramme des clefs/badges de la commune

• Gérer le parc automobile et le suivi de la consommation de carburant

• Suppléer la boîte courriel générique

• Assurer le suivi administratif du marché local

• Rédiger des arrêtés de voirie et réponse apportées au DICT

Assistant de direction

• Gestion et suivi de la boîte mail

• Rédaction et/ou contrôle des actes administratif de la direction

Profils recherchés

Savoirs

• Organisation et fonctionnement des collectivités territoriales

• Instances, circuits et processus de décisions des collectivités territoriales

Savoir-faire

• Techniques de communication orale et écrite

• Outils de planification

• Techniques de secrétariat

• Outils informatiques

Savoir-être

• Travailler en transversalité, en partenariat et en équipe

• Savoir gérer les situations d’urgence

• S’adapter aux besoins, aux évolutions et aux interlocuteurs

• Faire preuve d’initiative – être autonome

Conditions d’exercice : Travail en bureau sur poste informatique, horaires réguliers selon planning et obligations du service public liées aux événements communaux, déplacements ponctuels possibles, permis de conduire indispensable