Assistante administrative

Descriptif de l'emploi

Assurer l’accueil et les tâches administratives de l’établissement.

Missions / conditions d'exercice

- Accueil physique et téléphonique des publics, des usagers et des enseignants ;

- Edition, gestion et acheminement de la correspondance interne comme externe ;

- Gestion de l’information, classement et archivage de documents physiques et numériques ;

- Gestion des plannings des salles, de l’agenda du conservatoire, des présences des élèves et des enseignants ;

- Information par sms, mail et téléphone des responsables légaux de tout changement imprévu dans la scolarité ;

- Édition de tout document, à caractère administratif comme relatif à la scolarité ;

- Saisie et suivi des dossiers dans les bases de données du progiciel de scolarité ;

- Préparation des dossiers d’examens ;

- Édition et gestion des contrats et frais de déplacements des membres de jury ;

- Mener des enquêtes et établir des rapports statistiques propres au service ;

- Édition et suivi des supports physiques comme numériques de communication de l’établissement ;

- Édition des supports physiques de communication à l’aide de progiciels ;

- Établir des échanges constants avec les enseignants, la direction de l’établissement et les services de la collectivité ;

- Participer aux réunions organisées par le service, la Direction ou la Ville.

Profils recherchés

- Avoir le goût et le sens de l’accueil en présentiel, par mail comme par téléphone ;

- Faire preuve de bonnes qualités relationnelles ;

- Faire preuve de rigueur, anticipation et d’organisation ;

- Bonne connaissance des procédures administratives et du service ;

- Maîtrise des techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, …) ;

- Maîtrise des techniques de recherche documentaire ;

- Bonne connaissance de la gestion de l’information ;

- Maîtrise du classement et de l’archivage ;

- Maîtrise des outils informatiques de bureautique (word, excel, power point en particulier) ;

- Maîtrise du logiciel de scolarité et de l’intranet Ville ;

- Maîtrise de progiciels de Publication Assistée par Ordinateur (Photoshop Eléments en particulier) ;

- Être ponctuel et disponible.