Assistante administrative du Maire, des Elus et du Coordinateur des services et de l'Administration générale (H/F)

Descriptif de l'emploi

La collectivité : un territoire littoral attractif et dynamique.

Située sur la Côte de Jade, au coeur du Pays de Retz, Saint-Michel-Chef-Chef offre un cadre de vie privilégié entre océan, plages de sable fin, criques préservées et espaces naturels remarquables. Commune touristique et familiale, portée par la station balnéaire de Tharon-Plage, elle bénéficie d'une identité forte mêlant patrimoine maritime, qualité de vie et dynamisme économique. Ses nombreux équipements et la qualité de ses services publics contribuent à l'attractivité du territoire auprès des habitants comme des visiteurs.

Le poste : un rôle central au service des élus et de la coordination administrative.

Dans un contexte de modernisation de l'organisation municipale et de renforcement de la coordination entre les élus et les services, la commune recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) capable d'apporter un soutien efficace à l'exécutif municipal et à l'administration générale.

Placée sous l'autorité du Coordinateur des services et de l'administration générale, la personne recrutée assure un rôle d'interface entre le Maire, les élus, les services municipaux, les partenaires institutionnels et les administrés. Elle contribue à la bonne organisation des activités municipales, à la préparation des instances décisionnelles et au suivi des dossiers stratégiques de la collectivité.

Véritable collaborateur(trice) de confiance, elle participe à la qualité du fonctionnement institutionnel de la commune et veille à la bonne circulation de l'information entre les différents acteurs. Elle est également un acteur essentiel de la sécurisation administrative des décisions prises par les élus.

Enjeux majeurs du poste

• Assurer un appui administratif fiable et réactif au Maire, aux élus et au Coordinateur des services et de l'administration générale.

• Préparer et sécuriser les instances municipales (bureau municipal, commissions, conseil municipal) dans le respect des délais et procédures.

Garantir la qualité des actes administratifs et le suivi des décisions de la collectivité.

• Faciliter la coordination entre les élus et les services municipaux.

• Contribuer à la qualité de l'accueil et du service rendu aux administrés et partenaires institutionnels.

Missions / conditions d'exercice

Missions prioritaires :

Assistance administrative du Maire et du Coordinateur des services et de l'administration générale :

• Gérer les agendas, rendez-vous, réunions et déplacements.

• Assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique des interlocuteurs.

• Gérer et suivre les courriers, courriels et préparer les réponses

• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous.

• Assurer le suivi administratif des demandes des élus.

Préparation et suivi des instances communales :

• Organiser administrativement les bureaux municipaux, commissions et conseils municipaux.

• Préparer les convocations, ordres du jour et dossiers de séance.

• Rédiger les comptes rendus, relevés de décisions et procès-verbaux.

• Assurer le suivi des décisions prises et leur transmission aux services concernés.

Gestion administrative et suivi des actes :

• Participer à la préparation des délibérations, arrêtés et décisions du Maire.

• Veiller au respect des procédures administratives et réglementaires.

• Assurer le classement, l'archivage et la traçabilité des documents officiels.

• Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi des dossiers.

Coordination et circulation de l'information :

• Assurer l'interface entre les élus, la direction et les services municipaux.

• Centraliser et diffuser les informations nécessaires au bon fonctionnement de la collectivité.

• Assurer le suivi administratif des projets et dossiers transversaux

• Contribuer à l'amélioration continue des procédures administratives.

Vie institutionnelle et protocole :

• Participer à l'organisation des cérémonies et manifestations communales.

• Assurer le suivi des invitations et des relations protocolaires.

• Contribuer à la préparation des supports nécessaires aux interventions du Maire.

Profils recherchés

Adjoint administratif territorial, Adjoint administratif principal ou Rédacteur territorial.

Formation et expérience :

• Formation administrative de niveau Bac à Bac +2 minimum.

• Expérience significative en secrétariat de direction, assistance de direction ou administration générale.

• Une expérience en collectivité territoriale serait particulièrement appréciée.

Compétences attendues :

• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.

• Excellentes qualités rédactionnelles et de synthèse.

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.

• Maîtrise des techniques de secrétariat et d'organisation.

• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et priorités.

• Aptitude à travailler en transversalité avec l'ensemble des services.

Qualités professionnelles :

Discrétion professionnelle, sens de la confidentialité, rigueur, réactivité, autonomie, organisation, diplomatie, qualités relationnelles, sens du service public et capacité d'adaptation.

Conditions d'exercice

•Rémunération statutaire + régime indemnitaire (IFSE + CIA)

• Participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance

• Adhésion au COS 44

Poste basé à l'Hôtel de Ville

• Logiciels : Office 365, logiciel de gestion des assemblées et outils métiers de la collectivité

• Présence ponctuelle en soirée lors des conseils municipaux, commissions ou manifestations communales

• Temps de travail : 36 h