ASSISTANTE ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE SERVICE TECHNIQUE

Descriptif de l'emploi

L’agent est placé sous la responsabilité du responsable du service technique

L'agent recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif et comptable du

Service technique

Missions / conditions d'exercice

L’agent assure le secrétariat, l’accueil, le suivi administratif et la coordination des activités du service technique, ainsi que la comptabilité du service.

Il constitue un relais entre les services techniques, les autres services municipaux, les élus, les associations, les administrés et les différents intervenants extérieurs.

Il assure notamment la comptabilité du service technique, le suivi administratif des demandes d’intervention, la planification des activités, le suivi des locations et réservations nécessitant l’intervention des services techniques, ainsi que le suivi administratif des établissements recevant du public (ERP).

Temps de travail hebdomadaire : 35 h

Lieu de travail : Mairie de Douvres la Délivrande

Profils recherchés

Les « savoirs » :

Comptabilité

Connaître les principes de la comptabilité publique, notamment M57.

Connaître les règles de base relatives aux dépenses de fonctionnement et d’investissement.

Connaître les procédures de liquidation et de mandatement.

Connaitre Excel, tableaux de bords, suivi de factures.

Connaître le logiciel e.Magnus.

Accueil du public et relations avec le service technique

Techniques d’écoute et de communication.

Connaître l’organisation, les missions et les activités du service technique.

Connaître les procédures internes de traitement des demandes.

Techniques de gestion de planning.

Gestion administrative des agents

Connaître les règles et procédures internes relatives aux congés, absences et demandes administratives des agents.

Connaître les circuits de transmission des informations au service des ressources humaines.

Connaître les règles de confidentialité applicables aux informations relatives aux agents.

Réception, traitement et diffusion d’informations

Connaître l’organisation interne de la mairie, ses circuits et ses partenaires.

Connaître les informations utiles au public.

Identifier et apprécier le degré d’urgence d’une demande.

Connaître les circuits de transmission des demandes auprès des services compétents.

Gestion des salles, du matériel et des véhicules

Connaître les modalités de réservation et de location des salles municipales.

Connaître les modalités de mise à disposition et de location du matériel municipal.

Connaître les modalités de réservation et d’utilisation des véhicules municipaux.

Suivi des établissements recevant du public

Connaître les principales règles relatives aux établissements recevant du public.

Connaître les différentes catégories de contrôles et visites périodiques.

Connaître les procédures relatives aux autorisations de travaux (AT).

Suivi des dossiers de travaux

Connaître les principales règles relatives aux travaux publics.

Connaître les différents types de travaux publics.

Connaitre les différents circuits de suivi des travaux.

Les « savoir-faire » :

Comptabilité du service technique

Assurer le suivi des factures de fonctionnement du service technique, dépenses et recettes.

Contrôler la présence des pièces nécessaires au traitement des factures.

Participer au suivi des engagements et des dépenses.

Effectuer le suivi régulier et précis des dépenses « Energie ».

Effectuer le suivi et la mise à jour des contrats de maintenance notamment.

Participer à la saisie des mandats et titres selon l’organisation de la collectivité.

Renseigner les tableaux de suivi budgétaire.

Assurer le classement et l’archivage des pièces comptables.

Secrétariat et suivi quotidien du service technique

Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages.

Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques.

Rechercher et diffuser les informations.

Assurer le secrétariat administratif quotidien du service technique.

Assurer le suivi des informations et demandes entrant dans le service.

Enregistrer et suivre les demandes spécifiques adressées au service.

Suivi des demandes de travaux et d’interventions

Recevoir et enregistrer les demandes de travaux et d’interventions.

Identifier la nature de la demande et son degré d’urgence.

Transmettre les demandes au responsable ou aux agents concernés.

Inscrire les demandes dans les tableaux ou outils de suivi.

Assurer le suivi de l’avancement des demandes.

Relancer les services ou intervenants lorsque nécessaire.

Assurer le retour d’information auprès du demandeur.

Planification et suivi de l’activité du service

Établir et actualiser le planning du service technique.

Organiser les interventions et rendez-vous.

Programmer les interventions en fonction des priorités définies par le responsable du service.

Assurer le suivi quotidien de l’activité des agents.

Renseigner les tableaux de suivi des travaux et interventions.

Identifier les retards ou difficultés et en informer le responsable du service.

Assurer le suivi des demandes récurrentes ou particulières.

Préparer les éléments nécessaires aux réunions de service.

Assurer le suivi des décisions prises lors des réunions.

Gestion et suivi administratif des agents du service technique

Établir et mettre à jour le planning hebdomadaire des agents du service technique.

Recueillir les demandes de congés des agents.

Recueillir les demandes spécifiques des agents.

Enregistrer les absences et modifications de planning.

Vérifier la cohérence des plannings avec les besoins du service.

Assurer la transmission au service des ressources humaines des demandes de congés, absences et autres éléments administratifs relevant du suivi des agents.

Assurer le suivi des réponses et validations apportées par le service RH.

Assurer le lien entre le responsable du service technique et le service des ressources humaines pour les questions administratives courantes.

La gestion administrative des agents est réalisée dans le respect des compétences respectives du responsable du service technique, du service RH et de la hiérarchie.

Gestion des salles, du matériel et lien avec les services techniques

Enregistrer les demandes de réservation.

Assurer le lien avec les services techniques concernant les besoins liés à l’utilisation des salles.

Enregistrer les demandes de prêt ou de location de matériel.

Signaler les dégradations, pertes ou anomalies.

Tenir à jour les tableaux de suivi du matériel.

Gestion des véhicules

Assurer la gestion du planning des véhicules municipaux.

Enregistrer les demandes de réservation des voitures, utilitaires et minibus.

Suivre les restitutions.

Signaler les anomalies ou besoins d’entretien au responsable concerné.

Tenir à jour les tableaux de suivi des véhicules.

Suivi administratif des ERP

Tenir à jour le tableau de suivi des établissements recevant du public.

Assurer le suivi des visites périodiques et contrôles réglementaires.

Suivre les échéances des différents contrôles.

Organiser administrativement les rendez-vous avec les organismes de contrôle.

Préparer les documents nécessaires aux visites.

Identifier les observations nécessitant une intervention et transmettre au service compétent.

Assurer le suivi des travaux ou mises en conformité demandés.

Assurer le suivi des autorisations de travaux (AT) et des dossiers administratifs relatifs aux ERP.

Mettre à jour les tableaux de suivi.

Les « savoir-être » :

Respecter la discrétion et la confidentialité.

Faire preuve de neutralité et d’objectivité.

Être organisée, rigoureuse et méthodique.

Savoir hiérarchiser les priorités.

Être capable de travailler en transversalité avec les différents services municipaux.

Faire preuve d’autonomie dans l’organisation quotidienne du travail.

Savoir rendre compte à sa hiérarchie.