Assistante administrative (h/f) - Fontenay-sous-Bois

Vos missions en quelques mots

Au sein de la DRH, le service Formation assure la mise en œuvre de la politique de formation des personnels de la commune. Il a pour mission de développer les compétences des agent.e.s afin de leur permettre d'évoluer tout au long de leur carrière. Sous l’autorité du responsable de service Formation, participe à la mise en œuvre et l'évaluation du plan de formation de la collectivité sur le plan administratif et logistique. Gère les demandes individuelles de formation et met en œuvre des formations collectives.

Activités - Accueillir, informer et orienter les différents interlocuteurs (agents de la collectivité, formateurs, directions, partenaires externes..), en face à face, par téléphone et par courriel - Assurer le suivi administratif et financier des actions de formations proposées (convocations et attestations de stages, établissement des bons de commande…) - Être un bon appui organisationnel pour la logistique de formation : préparer et organiser les réunions ou formations en intra/inter (courriers, convocations, préparation des dossiers, réservation et équipements de salles, ...) - Assurer l'ouverture et les fermetures des sessions de formations - Gérer les plannings des formateurs - Préparer les documents pédagogiques en liens avec les cours dispensés - Diffuser l'information relative aux procédures de gestion (inscriptions aux préparations, avis de concours, coordonnées CIG/CNFPT…) - Prendre en charge, suivre et saisir les inscriptions et les attestations de formations et préparations concours (création de lettre d’information en interne, bulletins d’inscription, vérification des conditions d’accès, suivi sur les supports dédiés IEL, CIRIL RH) - Assurer la prise en charge des frais de formation et déplacements des agents - Assurer la gestion administrative et le suivi des démarches réglementaires liées à l'accueil des apprentis au sein de la collectivité - Classer et archiver des dossiers (e-mail, dossiers numériques, dossiers papiers) - Concevoir et rédiger des notes et courriers administratifs - Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers - Suivre et mettre à jour des tableaux de bord, bases de données, les dossiers agents - Participer à la mise en œuvre du plan de formation

Conditions d’exercice - 36 h 40 hebdomadaires – 10 JRTT - Horaires de bureau - amplitude de 8h30 à 18h00

Profil recherché

Profil recherché - CQP Assistant(e) de formation

Connaissances pré-requises - Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la formation - Connaissance générale du cadre réglementaire relatif à l'apprentissage dans la fonction publique territoriale. - Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement de la collectivité - Connaissance des filières, métiers et cadres d’emploi de la fonction publique territoriale - Connaissance générale de la gestion des ressources humaines - Expression et communication orale et écrite - Notions de base de la gestion financière et comptable - Logiciels bureautiques, applicatifs et métiers (Pack office, 6TZEN…) - Progiciels de gestion CIRIL RH, CIVIL Finances - Techniques de recherche documentaire - Procédures administratives du service

Compétences - Gestion de la formation - Assurer le suivi administratif des contrats d'apprentissage et des formalités associées. - Appliquer les dispositions réglementaires - Bonne maîtrise de l’outil informatique et des nouvelles technologies - Maîtriser les techniques de rédaction administratives - Capacités de communication que ce soit à l’oral ou à l’écrit - Qualité d’écoute, discrétion, confidentialité et devoir de réserve -Capacité d’analyse et de synthèse - Capacité d’organisation et de gestion du temps, autonomie - Esprit d’équipe et sens du travail en transversalité - Sens du relationnel, diplomatie - Capacité d’adaptation et esprit d’initiative - Réactivité, disponibilité - Rigueur et conscience professionnelle

Envoyer CV et lettre de motivation Monsieur le Maire Mairie, 4 Esplanade Louis Bayeurte 94125 FONTENAY SOUS BOIS CEDEX

à [email protected]

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe

Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Vacant à partir du 09/01/2027

Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie